Bonpago GmbH ermittelt Vorteile durch elektronischen Rechnungsaustausch mit elektronischer Signatur

Neue Studie: Auch Unternehmen mit „nur“ 10.000 Rechnungen im Jahr können mit einer elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung mehr als 150.000€ pro Jahr sparen. In Zusammenarbeit mit dem Lehrstuhl Electronic Commerce der Universität Frankfurt und Billinx, Invoice Management von Lufthansa Airplus initiierte die Bonpago GmbH zwei empirische Studien mit dem Ziel, den Entwicklungsstand des Financial Supply Chain Managements (FSCM) in deutschen Unternehmen aufzuzeigen. Hierzu wurde eine detaillierte Analyse der aktuellen anbieterseitigen Order-to-Cash und nachfragerseitigen Purchase-to-Pay Prozesse durchgeführt. Im Vordergrund standen hierbei die Identifikation von Verbesserungs- und Einsparpotenzialen bei Finanzprozessen und die Ableitung entsprechender Handlungsempfehlungen.
So wurden 2007 einerseits Experteninterviews, anderseits eine Befragung der Finanzvorstände der Top-1.000 Unternehmen Deutschlands (ohne Banken und Versicherungen, nach Umsatz) mittels einer papierbasierten Erhebung durchgeführt.

Die Ergebnisse sprechen für sich. Die aktuelle Situation der Finanzprozesse und des Rechnungswesen beinhaltet enormes Verbesserungspotenzial. Die Studie zeigt zum einen, dass eine papierbasierte Rechnungsbearbeitung in den Unternehmen vorherrschend ist. Speziell die Kreditoren-Abteilungen besitzen heute noch sehr arbeitsaufwändige und lange Papier-Abläufe. Folge: Doppelzahlungen und Zeitverzögerungen.

Die Kosten für die Übernahme von Rechnungen in die entsprechenden ERP-Systeme liegen zwischen 6,74 und 22,74€. Zwar gehen heute bereits bei den großen deutschen Unternehmen 15% der Rechnungen via EDI ein, aber immer noch knapp 82% über den sehr teuren Postweg. Sofern Rechnungen elektronisch empfangen werden, verwendet ein Großteil (45%) immer noch papierbasierte Umsatzsteuerprotokolle. Einem reinen elektronischen Austausch vertrauen hier die Wenigsten. Gerade 10% der Unternehmen setzen die digitale Signatur ein und immerhin 45% haben diese Problematik noch gar nicht diskutiert, was wiederum verdeutlicht, dass sich die elektronische Rechnungsstellung noch in den Anfängen befindet.
Weitere Studienergebnisse sind die Angaben von 65% der Unternehmen, keinen übergeordneten Prozessverantwortlichen für die gesamte Financial Supply Chain zu haben und keine Aussagen über die Höhe der Kosten für Rechnungsstellung und –versand machen zu können. Des Weiteren halten viele Unternehmen die Reklamationsbearbeitung als den verbesserungswürdigsten Prozess. Laut Studienergebnis liegt die durchschnittliche Reklamationsquote bei 4 % und die durchschnittlichen Prozesskosten für eine Reklamation bei 94,80€.

Beispielsweise könnten 33% der Reklamationen, denen „Preisfehler“ zu Grunde liegen, über die Integration von Verkauf und Rechnungswesen vermieden werden. Dies setzt allerdings ein elektronisch vernetztes Straight-Through-Processing in der Aufbau- wie Ablauforganisation voraus. Die Ergebnisse beider Studien verdeutlichen, dass innerhalb der Finanzprozesse, speziell bei der Rechnungsbearbeitung, Skaleneffekte vorliegen. Dies impliziert ein Zusammenlegen dieses Prozessbausteins, zumindest in einem Unternehmen/ Konzern, oder aber auch bei einem Dienstleister. Neben diesen Skaleneffekten wird in den Studien auch deutlich, dass Investitionen in eine Automatisierung, z.B. elektronische Rechnungen oder OCR-Software, zu deutlichen Kostenreduzierungen führen. Prozessverbesserungen sind neben Shared Service Centern und dem Outsourcing die einzige, durchgängig in allen Teilprozessen vertretene Optimierungsmöglichkeit.

Es lässt sich daher feststellen, dass ein enorm monetäres Einsparpotenzial über eine ganzheitlich vernetzt elektronische Financial Supply Chain in deutschen Unternehmen freigesetzt werden kann.

Fazit: Unternehmen, deren Finanzabteilungen weiterhin auf papierbasierten Prozessen verweilen, werden auf Dauer nicht konkurrenzfähig bleiben.

Dr. Donovan Pfaff
Prof. Dr. Bernd Skiera
Bonpago GmbH
Geschäftsführer
Sauererlenstrasse 42
65824 Schwalbach
pfaff@bonpago.de
www.bonpago.de
Telefon: +49 (0)69 714476-10

Die Bonpago GmbH ist ein Spin-Off aus dem Lehrstuhl für Electronic Commerce sowie dem E-Finance Lab der Johann Wolfgang Goethe Universität in Frankfurt/Main. Die Kompetenzen von Bonpago GmbH liegen in der Verknüpfung von marketingorientierten Maßnahmen mit ihren finanz- und geschäftsprozess-orientierten Auswirkungen. Neben zahlreichen Erfahrungen in der Industrie hat die Bonpago GmbH aufgrund ihrer Nähe zum E-Finance Lab bereits zahlreiche Projekte im Bankenumfeld durchgeführt. Unter anderem wurden für eine führende Retailbank
und eine größere Autobank die Wichtigkeit der Verbindung von Prozessen und Dokumenten abgeleitet.
Die Bonpago GmbH hat ihre Schwerpunkte in der Optimierung der Geschäftsprozesse in und zwischen Unternehmen und der begleitenden Dokumente sowie im Bereich von E-Commerce Anwendungen und Marketing. Dabei werden die Geschäftsprozesse jeweils als End-to-End-Prozesse betrachtet und die einzelnen Veränderungen bzw. Gestaltungsoptionen auf Kosten und Erlösauswirkungen untersucht. Die Bonpago berät zahlreiche Kunden im In- und Ausland, darunter auch zahlreiche Dax-30 Unternehmen und arbeitet derzeit u.a. an einer Harmonisierung der elektronischen Rechnung in der EU.