Elektronische Abläufe sparen Zeit und Kosten. Großunternehmen, Banken und Telekommunikationsanbieter arbeiten deshalb unter anderem daran, den Rechnungsaustausch mit ihren Firmenkunden auf einen durchgängig digitalen Datenaustausch umzustellen. Mittelständische Unternehmen können sich mit Hilfe einfacher IT-Lösungen wie der DATEV eRechnung darauf einstellen und damit selbst die Vorteile des digitalen Rechnungsversands nutzen.

Noch dominieren in Deutschland beim Rechnungsversand Papier und der traditionelle Postweg. Ein Grund dafür sind die komplexen Vorgaben, die zu beachten sind, damit bei einer elektronisch übermittelten Rechnung die Berechtigung zum Vorsteuerabzug bestehen bleibt. Doch inzwischen stellen insbesondere Banken und Telekommunikationsanbieter auf den digitalen Rechnungsversand um. E-Business-Lösungen wie DATEV eRechnung machen diese Vorgehensweise auch für mittelständische Unternehmen einfach und rechtssicher. Sie können damit elektronische Eingangsrechnungen risikolos annehmen und den Aufwand für die Erstellung von Ausgangsrechnungen deutlich senken, etwa weil Druck-, Papier-, Porto- und Transportkosten gemindert und Doppelarbeiten beim Übertragen in die Finanzbuchführung abgeschafft werden.

Um alle Vorteile des E-Mail-Versands von Rechnungen nutzen zu können, müssen diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Nur dann kann die Vorsteuer bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung geltend gemacht werden. Mit der Signatur wird nachgewiesen, dass die jeweilige Rechnung unverfälscht und die Identität des Rechnungsstellers einwandfrei ist. Damit Eingangsrechnungen auch in der Buchhaltung verarbeitet und die Vorsteuer rechtskonform abgezogen werden darf, muss außerdem eine Signaturprüfung mit einer zertifizierten Software durchgeführt werden. Das Prüfprotokoll ist in digitaler Form gemeinsam mit der signierten Rechnung revisionssicher über den Zeitraum von zehn Jahren zu archivieren.

Den Steuerberater darauf ansprechen

“Das größte Einsparpotenzial für Unternehmen liegt allerdings nicht in der bloßen Umstellung von der Papier- auf die E-Rechnung”, so Annett Kraut, Abteilungsleiterin bei der DATEV eG und verantwortlich für Produktmanagement und Service zu Online-Lösungen. “Die meisten Kosten lassen sich einsparen, wenn der Abrechnungsprozess durchgängig digital gestaltet wird – von der Rechnungserstellung über den automatischen Versand und das Übertragen in die Finanzbuchführung bis zum Bezahlen per Electronic Banking.” Hilfestellung sowohl für die einfache Annahme von E-Rechnungen wie auch für die Umstellung auf einen durchgehend elektronischen Abrechnungsprozess bieten Steuerberater, zumindest wenn sie selbst DATEV-Lösungen nutzen.

DATEV eRechnung ist eine Erweiterung von DATEV Unternehmen online, einem System mit mehreren browserbasierten Anwendungen für die täglichen Geschäftsvorgänge in kleinen und mittleren Unternehmen. Kernstück ist die digitale Belegverwaltung. Über das System greifen Unternehmen wie auch deren Steuerberater auf den gemeinsamen im DATEV-Rechenzentrum gespeicherten Datenbestand zu. Bislang wurden in Unternehmen papierene Rechnungsbelege mittels Fax oder Scanner digitalisiert und das Belegbild im Rechenzentrum hinterlegt. Mit wenigen Klicks lassen sich nun auch originär elektronische Rechnungen in die Belegverwaltung online übermitteln, wobei die Signaturprüfung automatisch im DATEV-Rechenzentrum durchgeführt wird. Die Rechnungen, Signaturen und Prüfprotokolle werden dort gesetzeskonform archiviert und stehen sofort für die Finanzbuchführung zur Verfügung. Der gesicherte Zugriff auf DATEV Unternehmen online erfolgt über SmartCard.

Umgekehrt können Unternehmen auch selbst elektronische Rechnungen an ihre Kunden versenden. Die Rechnungsdatei wird dazu ebenfalls in die Belegverwaltung online übertragen. Über ein so genanntes Vertretungsmodell signiert DATEV diese Rechnungen dann im Auftrag des Unternehmens qualifiziert elektronisch und archiviert sie. Dafür ist lediglich eine Vollmachtserklärung des Unternehmens erforderlich. Der Rechnungssteller erhält eine E-Mail mit Link auf die Rechnung im DATEV-Rechenzentrum. Darüber kann die Rechnung per E-Mail an den Rechnungsempfänger versandt werden. Auch die elektronischen Ausgangsrechnungen stehen Unternehmen und Kanzlei automatisch für die Buchführung zur Verfügung.

Durch solch ein durchgängiges System zum Prüfen, Signieren, Archivieren und Buchen elektronischer Rechnungen entfallen aufwändige Einzelschritte und Investitionen in Signaturlösungen und Archivierungssysteme. Unternehmen können so die Vorteile elektronischer Rechnungen unkompliziert und ohne Risiko nutzen und sind gewappnet, wenn bei einer Betriebsprüfung der Vorsteuerabzug elektronisch übermittelter Rechnungen kontrolliert wird.

http://www.datev.de/portal/ShowPage.do?pid=dpi&nid=96844

Jürgen Gerdes

Die Deutsche Post kann auf drei neue starke Partner zählen, wenn sie ab Sommer mit dem Brief im Internet an den Markt geht: Allianz, Mercedes-Benz Motorsport und Deutscher Fußball Bund (DFB). “Mit ihrer großen Zahl an Endkunden und ihrer Markenkraft werden diese Partner dazu beitragen, den E-POSTBRIEF deutschlandweit zu einem Erfolg zu machen”, zeigte sich Briefchef Jürgen Gerdes überzeugt. Damit gab er auch erstmals den endgültigen Namen des innovativen Post-Produkts bekannt.

Die Allianz Gruppe ist einer der größten Finanzdienstleister der Welt. Allein in Deutschland hat sie einen Kundenstamm von mehr als 19 Millionen. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor in der Kundeninteraktion ist dabei die zeitnahe Kommunikation. Deshalb kommt die Allianz den Kundenwünschen nach sicherer digitaler schriftlicher Kommunikation in Echtzeit nach und wird in Zukunft den E-POSTBRIEF nutzen.

Allianz Deutschland CIO Ralf Schneider: “Im Zeitalter der Digitalisierung verändert sich die Kundenkommunikation rasant. Kunden erwarten zunehmend sofortige Reaktionen. Die elektronische Interaktion mit dem E-POSTBRIEF bietet uns dabei erstmals die Möglichkeit für sicheren und verbindlichen schriftlichen Kundenkontakt über das Internet.”

Die Rennsportabteilung von Mercedes-Benz ist sowohl in der Formel Eins wie auch in der Deutschen Tourenwagen Masters (DTM) vertreten. Künftig wird Mercedes-Benz Motorsport beispielsweise hochvertrauliche Technik-Briefings und Planungsdaten per E-POSTBRIEF versenden.

Motorsportchef Norbert Haug: “Ich freue mich ganz besonders über diese Kooperation und darf das stellvertretend für unser ganzes Haus sagen. Die Deutsche Post ist ein deutsches Vorzeigeunternehmen, das erstklassig zu uns passt. Mit dem Bekenntnis zum Wettbewerb in der höchsten automobilsportlichen Spielklasse drückt die Post genauso wie wir ihren Willen zur Dynamik und zu weiterem Wachstum auch durch schnelles Lernen aus. Ich bin sicher, dass neben der Sponsor-Partnerschaft die geschäftlichen Beziehungen unserer Häuser weiter entwickelt werden und dabei sprichwörtlich die Post abgehen wird, wenn wir konzentriert und zielorientiert arbeiten.”

Die Deutsche Post wird den hohen Stellenwert des Motorsports in Deutschland und die Popularität der Mercedes-Benz-Boliden als aufmerksamkeitsstarke Plattform für ihr E-POSTBRIEF-Marketing nutzen.

Verbindlich, vertraulich, verlässlich

Das gilt ebenso für das Thema Fußball: Auch der Deutsche Fußball-Bund (DFB) wird künftig E-POSTBRIEF-Partner – mit knapp 26.000 Mitglieds-Fußballvereinen und mehr als sechseinhalb Millionen Mitgliedern der größte Einzelsportverband der Welt. DFB-Generalsekretär Wolfgang Niersbach: “In unserer Mitgliederkommunikation sehen wir mit Hilfe des E-POSTBRIEFES beste Chancen, Abläufe zu vereinfachen und noch schneller zu werden, ohne an Vertraulichkeit einzubüßen. Außerdem prüfen wir weitere Einsatzmöglichkeiten, etwa mit Blick auf verbindliche Ticketbestellungen.”

Mit dem E-POSTBRIEF können in Zukunft Privatpersonen, Unternehmen und Behörden auch in der elektronischen Welt verbindlich, vertraulich und verlässlich miteinander kommunizieren. Alle Nutzer müssen sich eindeutig identifizieren. Absender und Empfänger wissen daher zweifelsfrei, mit wem sie kommunizieren. Und Dank modernster Verschlüsselungstechnologien kann der Schriftwechsel nicht von Dritten eingesehen oder verändert werden. Wie in der physischen Welt bietet die Deutsche Post die gesamte Übermittlung und die verlässliche Zustellung der Nachrichten aus einer Hand an. Auch Kunden, die noch nicht an das elektronische Portal der Post angeschlossen sind, erreicht der E-POSTBRIEF mit seiner hybriden Variante: Die Post druckt dann das elektronisch erstellte Schreiben aus, und der Postbote stellt es zu.

Informationen zum E-Postbrief unter http://www.dp-dhl.com/de/presse/pressemitteilungen/2010/e-postbrief_neue_partner.html

http://www.dp-dhl.com/de/presse/veranstaltungen/brief_im_internet.html

Für Unternehmen jeder Größenordnung zählt es zu den schwierigen Aufgaben, eine Vielzahl unterschiedlicher Sicherheitsanwendungen für den Datenschutz zu verwalten, dabei alle gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und immer wieder zu entscheiden, welche Quellen vertrauenswürdig sind. Die PGP Corporation weitet durch die Akquisition von TC TrustCenter und ChosenSecurity ihre Kernkompetenzen im Bereich Datenschutz aus und kann nun Digital-Identity-Lösungen für die Verschlüsselung, Authentifizierung sowie die sichere Zusammenarbeit anbieten. Kunden der PGP Corporation können nun eine Brücke zwischen den Sicherheitslösungen anderer Anbieter und den auf Standards basierenden und skalierbaren PGP-Verschlüsselungsapplikationen schlagen, um dabei vom übergreifenden Schlüsselmanagement sowie der zentralisierten Regelerstellung und -verwaltung der PGP Encryption Platform zu profitieren.

Die Plattformlösung von TC TrustCenter erlaubt sichere und zertifizierte elektronische Transaktionen zwischen Personen, Servern und mobilen Endgeräten. Applikationen wie etwa das webbasierte Online-Banking profitieren von den über Zertifikaten von TC TrustCenter abgesicherten sicheren Transaktionen über SSL-Verbindungen, die beispielsweise mobile Applikationen authentifizieren und rechtsgültige digitale Signaturen realisieren. Mit Milliarden neuer netzwerkfähiger Endgeräte, die jedes Jahr in Betrieb genommen werden, und Applikationen, die per Cloud-Computing nicht mehr an einen Standort gebunden sind, wachsen die Risiken für einen Missbrauch sensibler Daten immens. Dies verdeutlicht die Notwendigkeit für einen integrierten und zertifizierten “Rundumschutz”, der die Verschlüsselung, das Schlüsselmanagement sowie das Identity- und Zugriffsmanagement durch vertrauenswürdige Anbieter wie beispielsweise PGP Corporation, TC TrustCenter und ChosenSecurity umfasst.

“Zertifizierte digitale Identitäten sind eine entscheidende Komponente für Datenschutzanwendung zur Absicherung vertraulicher Daten”, so Phillip Dunkelberger, President und CEO der PGP Corporation. “Durch diese Akquisition schaffen wir die Basis für eine Sicherheitsplattform, die die Vision des transparenten und verlässlichen Datenschutzes über die Lösungen unterschiedlicher Anbieter, über alle Technologien und alle Geräte hinweg greifbar macht.”

Transaktionen im Internet sind immer eine Sache des Vertrauens”, so Jon Oltsik, einer der führenden Analysten der Enterprise Strategy Group. “Durch die Akquisition von TC TrustCenter und ChosenSecurity hat sich die PGP Corporation als Anbieter weltweit zertifizierter Identitäten etabliert – und zwar nicht nur für die eigenen Applikationen, sondern auch für andere wichtige Anwendungen und Transaktionen. Damit besitzt die PGP Corporation nun die geeignete Technologie für die sichere und vertrauenswürdige Internetkommunikation.”

Durch die Geschäftstätigkeit der letzten zehn Jahre hat sich TC TrustCenter in Europa den Ruf als führender Anbieter von Lösungen zur Bereitstellung qualifizierter digitaler Signaturen für die Finanzwelt, die Automobilbranche und für Dienstleister aufgebaut. Das fundierte Praxiswissen von TC TrustCenter bei der Bereitstellung von Managed Services wird das Expertenwissen der PGP Corporation bei der Entwicklung automatisierter und regelgesteuerter Datenschutzlösungen sinnvoll ergänzen.

“Unsere als Managed Service ausgelegte PKI-Lösung ist die Basis für eine breite Palette unterschiedlicher Datenschutzanwendungen”, sagte Dr. Sabine Kockskämper, Managing Director und Mitgründerin von TC TrustCenter. “Wir freuen uns, dass wir jetzt unsere Kräfte mit denen der PGP Corporation bündeln können und werden gemeinsam neue Lösungen erstellen, die unsere Managed Services mit den PGP-Datensicherheitslösungen nutzbringend für die Anwender kombinieren.”

“Die PGP Corporation und TC TrustCenter teilen ihre Vision von Produkten, die für Unternehmen den denkbar einfachsten Weg zu maximaler Sicherheit bieten, weil sie schnell einsatzbereit sind, sich flexibel handhaben lassen und wenig Administrationsaufwand verursachen”, so Bob Steinkrauss, President und CEO von ChosenSecurity. “Durch die Akquisition von ChosenSecurity und TC TrustCenter gewinnt die PGP Corporation ein einzigartiges Software-as-a-Service-Angebot hinzu, das die Forderung der Kunden nach einfach handhabbaren und flexiblen Lösungen, die sich jederzeit schnell an die anstehenden Aufgaben anpassen lassen, bestens erfüllt.”

ChosenSecurity und TC TrustCenter werden als Geschäftsbereich der PGP Corporation ihre bereits existierenden Produkte weiterhin pflegen, verkaufen und für diese Support anbieten. Zudem werden neue Produkte für die Integration der Produktpalette der PGP Corporation entwickelt werden. Die PGP Corporation hat Rajiv Dholakia zum Leiter dieses neuen Geschäftsbereichs bestimmt.

Details zu einzelnen Vereinbarungen der Akquisition werden nicht veröffentlicht.

Über PGP Corporation

PGP Corporation ist ein weltweiter Anbieter von Sicherheitssoftware und Marktführer in der Verschlüsselung von E-Mails und Daten. Auf der Basis einer einheitlichen Infrastruktur zur Schlüssel- und Richtlinienverwaltung bietet die PGP Encryption Platform eine umfassende Palette integrierter Sicherheitsanwendungen für Unternehmen. Mit der PGP Encryption Platform und den entsprechenden Anwendungen können Unternehmen aktuelle Anforderungen zur Datensicherheit erfüllen und bei wachsendem Bedarf auf einfache Weise weitere PGP-Anwendungen hinzufügen, zum Beispiel zur Verschlüsselung von E-Mails, Laptops, Desktop-Computern, Instant Messages, Smartphones, Dateiservern, Datenübertragungen, automatisierten Prozessen und Backups.

PGP®-Lösungen werden weltweit von mehr als 100.000 Unternehmen und Behörden genutzt, darunter 87 Prozent der deutschen DAX-Unternehmen, 95 Prozent der Fortune® 100 Unternehmen und 75 Prozent der Fortune® Global 100 Unternehmen sowie 51 Prozent des U.K. FTSE 100 Index . Die PGP Corporation hat eine weltweite Reputation für innovative, standardbasierte und vertrauenswürdige Sicherheitsprodukte erworben. PGP-Produkte helfen vertrauliche Informationen und Kundendaten zu sichern, Sicherheitsrichtlinien einzuhalten sowie den Markenwert und Ruf von Unternehmen zu schützen. Weitere Informationen zur PGP Corporation und der PGP Deutschland AG unter www.pgp.de oder +49 (69) 83 83 10-0.

Volltextdes Urteils: // BB-ONLINE BBL2009-1155-1