Der VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme e. V. hat in einer Publikation die rechtlichen Aspekte des Dokumentenmanagements in den wichtigsten europäischen Ländern zusammengefasst. Die detaillierten, klar gegliederten zweisprachigen Beschreibungen erläutern die jeweiligen länderspezifischen Anforderungen an die elektronische Langzeitarchivierung von Dokumenten. Europaweit agierende Unternehmen erhalten so die wesentlichen rechtlichen Vorgaben in kompakter Form. Erarbeitet wurde sie im Competence Center „Steuern und Recht“ des VOI von dessen Leiter Stefan Groß und Jürgen Biffar. Neben Deutschland berücksichtigt die Untersuchung die Länder Frankreich, Großbritannien, Italien, Österreich, Schweiz und Spanien.

Elektronischer Rechnungsversand ohne Signatur

Beim lesen des Whitepapers bitten wir zu beachten, dass das Dokument vor Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 entstanden ist. Aus diesem Grunde wird hierin noch auf die Verpflichtung zur Nutzung einer qualifizierten elektronischen Signatur beim versand von elektronischen Rechnungen verwiesen. Seit Oktober 2011 können nun aber elektronische Rechnungen auch ohne qualifizierte elektronische Signatur versendet und empfangen werden. Siehe hierzu unseren Bericht “e-billing How-To: rechtskonforme Rechnungsverwaltung ohne digitale Signatur ”

Quelle: www.voi.de

Weit verbreiteter Irrglaube: Mit dem Ausdrucken und Abheften der Belege ist diese Pflicht erfüllt.

E-Mails müssen so archiviert werden wie sie das Unternehmen erreichen. Und das über 10 Jahre oder länger und revisionssicher. Da reicht das E-Mail Kommunikationssystem nicht aus. Grund zur Panik? Nein, JOBRI etabliert seit Jahren die REDDOXX E-Mail Management Lösung um genau dieser Problematik entgegen zu wirken. Mehrwerte für die Suche, die Sicherheit und die Arbeitsweise inklusive.

Immer häufiger werden Rechnungen per E-Mail als PDF empfangen und versendet. Dadurch können Kosten für Druck, Versand und Porto eingespart werden. Jedoch stellt der Gesetzgeber hohe Anforderungen an die Signierung, Überprüfung und Aufbewahrung der Online-Rechnungen. Denn bei der Digitalisierung der Rechnungen ist die Manipulation wesentlich einfacher geworden.

Nur eine Rechnung, die nach Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 3 mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gekennzeichnet ist, berechtigt zum Vorsteuerabzug. Der Rechnungsempfänger hat die elektronische Signatur zu überprüfen und zu protokollieren. Für den Vorsteuerabzug wird nach § 15 UStG ein Prüfprotokoll verlangt.

Überprüft werden muss, ob die Rechnung digital unterschrieben ist. Anschließend muss die Signatur verifiziert werden. Dafür gibt es drei Möglichkeiten: Die Prüfung kann manuell geschehen, unterstützt durch ein manuelles Prüfprogramm oder vollautomatisch durch Einsatz eines Posteingangs-Prüfservers. Der Transport, der Eingang und die Speicherung sind zu dokumentieren. Es müssen die Originaldokumente mit der Überprüfung der Signaturen und deren Protokollierungen digital gespeichert und zehn Jahre aufbewahrt werden.

Der Compliance- Spezialist hsp aus Norderstedt bietet einen automatischen Posteingangs-Prüfserver für digitale Signaturen an. Alle notwendigen Arbeitsschritte werden beim Eingang einer elektronischen Rechnung automatisch ausgeführt. Die gebildeten Dateien werden über eine Revisions-ID zusammengefasst und revisionssicher gespeichert. Auf der CeBIT 2010 wird das System vorgestellt.

Geschäftsführer Erich Rohland ergänzend dazu: „Für unsere Messebesucher hat sich die hsp GmbH etwas besonders einfallen lassen: Die ersten 100 Besucher des Messestands erhalten kostenlos ein manuelles Posteingangs-Prüfprogramm für digitale Signaturen – zusammen mit einer ausführlichen Beschreibung. Falls Online-Rechnungen nur sporadisch eintreffen, reicht dieses Verfahren vollkommen aus, um den Vorsteuerabzug aus elektronischen Eingangsrechnungen zu sichern.“

Die hsp GmbH präsentiert das praxisbezogene Datenarchiv Opti.List auf der CeBIT 2010 in der Zeit vom 02. bis 06. März in Halle 3 auf dem Stand D33 und bietet interessierten Unternehmen kostenlose Eintrittskarten an. Eine Terminabstimmung ist unter der E-Mail-Adresse a.tiedemann@hsp-software.de möglich.

Mit über 100 Installationen zählt die GDPdU-Komplettlösung Opti.List® zu den Marktführern im Bereich der auswertbaren Datenarchivlösungen. Über die Webseite www.archivierungspflicht.de kann eine kostenlose Info-CD angefordert werden.

Beispielweise entsprechen elektronische Rechnungen nur mit einer qualifizierten elektronischer Signatur den gesetzlichen Anforderungen. Häufig ist Unternehmen auch nicht bekannt, dass Zeiterfassungssysteme oder E-Mails steuerrelevante Unterlagen erzeugen. Die komplette EDV sollte daher auf den Prüfstand.

Weitere Informationen zur Veranstaltung, Vorträge und Checklisten bietet die IHK im Internet zur Veranstaltung Digitale Betriebsprüfung an: www.osnabrueck.ihk24.de (Dok.-Nr. 25425).

Interessenten können sich am Stand zeigen lassen, wie sich die jeweiligen Funktionen flexibler an die eigenen Branchen- und Arbeitsbedürfnisse anpassen lassen – und auch selbst die neuen Features direkt am Bildschirm ausprobieren.

Die Resonanz auf ELOoffice 8.0 ist seit dem Launch im Juli uneingeschränkt hoch. Viele Bestandskunden haben bereits auf die neue Version upgedatet.Schließlich sind zahlreiche Vorschläge von Seiten der Anwender in das Release eingeflossen. So hat ELO die Software noch stärker an den Anforderungen von Freiberuflern und Kleinunternehmen ausgerichtet.Verbessert wurde allen voran die Benutzerfreundlichkeit, die sich jetzt in einer übersichtlicheren Menüstruktur zeigt. Der User findet sich im Archiv einfacher und schneller zurecht und kann die Software ohne großen Einarbeitungsaufwand sofort nutzen. Zudem kann das System digitale Signaturen überprüfen und verwalten. Die Funktion kommt insbesondere bei elektronischen Rechnungen zum Tragen, da das Finanzamt den Vorsteuerabzug nur dann akzeptiert, wenn diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind.

ELO bietet Interessenten auf der Messe die Möglichkeit, selbst live am Stand die einen oder anderen für sie entscheidenden Funktionen auszuprobieren — Hilfestellung leistet dabei ein ELOoffice -Spezialist. Nur so lassen sich die neuen Funktionen auch wirklich verinnerlichen — und die gewünschte Arbeitsentlastung kann Realität werden. Die Besucher können sich zum Beispiel davon ein Bild machen, wie sie über die Direktsuche in der Archivansicht Dokumente rascher und einfacher wiederfinden können.

Sicher lesbar in die Zukunft

PDF/A gilt als ISO-Standard für die Langzeitarchivierung. Unternehmen erhalten damit die Sicherheit, dass ihre gemäß PDF/A abgespeicherten Dokumente auch in Zukunft lesbar und damit verfügbar bleiben. ELO hat diesen Nutzenfaktor bei ELOoffice 8.0 berücksichtigt und ermöglicht eine denkbar einfache Konvertierung der archivierten Dokumente ins PDF/AFormat.Ein wichtiger Aspekt für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs), um gesetzeskonform zu agieren und die entsprechenden Vorschriften einzuhalten.

Ebenfalls neu ist die Funktion, Dokumente aus ELOoffice 8.0 heraus im PDFFormat zu versenden, ohne das Dokument im Archiv umzuwandeln. Ein Feature, das auf Wunsch einer großen Anzahl von Anwendern umgesetzt wurde. Der große Vorteil dabei ist, dass die Dokumente — in welchem Format sie auch immer im ELOoffice-Archiv liegen — beim Empfänger stets als PDFDatei angezeigt werden und so in jedem Fall lesbar sind.

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