ELENA startet zum 1.1.2010
Um das ELENA-Verfahrensgesetz wurde es noch mal spannend. Aber nun liegen alle Beschlüsse vor: Das Projekt startet 2010 in der Praxis. Bundestag und Bundesrat haben inzwischen das ELENA-Projekt endgültig beschlossen. Somit kann der elektronische Entgeltnachweis (ELENA) rein rechtlich bereits zum 1. April 2009 in Kraft treten. Für alle Praktiker wird es allerdings erst ab 1.1.2010 ernst.
Neues Bescheinigungswesen: Formulare werden teils überflüssig
Mit ELENA soll für die Arbeitgeber ein neues Zeitalter im Bereich des Bescheinigungswesens anbrechen: Das mühsame Studium und Ausfüllen der rund 190 verschiedenen Bescheinigungen, die heute ein Arbeitgeber ggf. für einen seiner Beschäftigten ausfüllen muss, soll bald Vergangenheit sein.
Vorteile: Monatliche Datensätze statt manueller Formulare
Mit der monatlichen Übermittlung eines Entgeltdatensatzes an eine zentrale Speicherstelle soll dies künftig erledigt sein. Arbeitgeber und Politiker jubeln: Damit werde eines der größten Entbürokratisierungsprojekte im Bereich der Entgeltabrechnung schrittweise Wirklichkeit.
Kritik: Vorratsdatenhaltung für Entgeltdaten aller Arbeitnehmer
Was Praktiker einhellig begrüßen, das stößt bei Datenschützern auf wenig Gegenliebe: Sie betonen, ELENA sei nichts anderes als eine pauschale Bevorratung aller Entgeltdaten Deutschlands, unabhängig von der Tatsache, ob und für was diese Daten jemals benötigt werden.
ELENA: Integration in bestehende DEÜV-Systematik
Das Verfahren zur Übermittlung des elektronischen Entgeltnachweises wird in das bestehende Melde- und Beitragsnachweisverfahren (DEÜV-Verfahren) integriert. Die Vorschriften werden deshalb in das SGB IV (§§ 95 ff.) aufgenommen. Monatlich wird für jeden Beschäftigten ab dem 1. Januar 2010 ein besonderer Entgeltdatensatz an eine Zentrale Speicherstelle (ZSS) übermittelt. Die ZSS ist bei der Datenstelle der Rentenversicherung angesiedelt. Dort werden dann die Entgeltdaten aller Beschäftigten in ganz Deutschland zentral und auf Vorrat gespeichert.
Welche Bescheinigungen ersetzt ELENA?
Im ersten Schritt – ab 2012 – soll ELENA folgende Bescheinigungen ersetzen:
1. Arbeitsbescheinigung nach § 312 des Dritten Buches,
2. Nebeneinkommensbescheinigung nach § 313 des Dritten Buches,
3. Auskunft über die Beschäftigung nach § 315 Abs. 3 des Dritten Buches,
4. Auskünfte über Einkommen für die Erteilung eines Wohnberechtigungsscheins nach § 27 des Wohnraumförderungsgesetzes oder für sonstige Einkommensprüfungen nach dem Wohnraumförderungsgesetz, dem Gesetz über den Abbau der Fehlsubventionierung im Wohnungswesen oder entsprechenden landesrechtlichen Vorschriften,
5. Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag nach § 23 Abs. 2 des Wohngeldgesetzes, und
6. Einkommensnachweise nach § 2 Abs. 7 Satz 4 und § 9 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes.
Sobald das Verfahren in der Praxis reibungslos funktioniert, sollen weitere Bescheinigungen in das Verfahren integriert werden. Ziel ist es, zuerst alle Bescheinigungen im Bereich des Sozialgesetzbuches (SGB I bis XIII) zu erfassen. Darüber hinaus besteht dann auch die Möglichkeit, das Verfahren auf weitere Bescheinigungen zum Beispiel gegenüber Gerichten auszudehnen.
Was muss der Arbeitgeber bzw. Entgeltabrechner tun?
Ab dem 1. Januar 2010 sind die monatlichen Datenmeldungen an die ZSS für alle Beschäftigten vorzunehmen. Dazu wird ein besonderer Datensatz im Laufe des Jahres 2009 in einer gesonderten „Verordnung zur Festlegung des Datensatzes für das ELENA-Verfahren” festgeschrieben. Neben den allmonatlich zu liefernden Daten gibt es auch Daten, die nur einmalig (z. B. bei Beendigung einer Beschäftigung) zu übermitteln sind. Macht der Arbeitgeber falsche Angaben, so ist die fehlerhafte Meldung zu stornieren und neu korrekt zu melden. Sowohl die Abgabe der Meldung wie auch deren Annahme bei der ZSS werden entsprechend protokolliert.
Was muss der Arbeitnehmer (Versicherte) tun?
Der Beschäftigte wird erst dann erstmals aktiv, wenn er zur Beantragung einer Leistung nach dem 1. Januar 2012 einen Nachweis erbringen muss, welcher durch das ELENA-Verfahren ersetzt wurde. In diesem Fall muss wie oben beschrieben die Teilnahme am Verfahren angemeldet und die digitale Signatur zur Antragsstellung bei der Behörde vorgelegt werden.
Wer bezahlt die Einführung und den Betrieb von ELENA?
Den Aufbau der Strukturen von ELENA mit „Zentraler Speicherstelle” und „Registratur Fachverfahren” bezahlt der Bund. Ab dem Jahr 2014 soll dann im Rahmen des Abrufs der Bescheinigungen die Finanzierung durch die abrufenden Behörden erfolgen. Durch die erhebliche Arbeitsentlastung bei den Behörden, können diese Kosten wieder erwirtschaftet werden, so das Kalkül.
Der Part der Arbeitgeber: Softwareanpassung und DFÜ-Kosten
Die Umstellung im Meldeverfahren müssen die Unternehmen im Rahmen ihre jährlichen Softwareanpassung einmalig mittragen. Darüber hinaus entstehen ihnen die Kosten für die zusätzlichen monatlichen Datenübermittlungen. Dagegen entsteht eine Entlastung durch die Verringerung des Bescheinigungsaufwands. Selbst bei den bisher vorgesehenen sechs Bescheinigungen kommt es zu einer spürbaren Einsparung von rund 85,6 Millionen Euro im Jahr. Mit jeder weiteren Bescheinigung in Zukunft wird mit einer Entlastung von weiteren fünf Millionen Euro pro Jahr gerechnet.
Quelle: 17.3.2009 Haufe Personal
Weitere ELENA-Hinweise:
http://de.wikipedia.org/wiki/ELENA-Verfahren
