hsp verschenkt 100 Lizenzen zur Prüfung für elektronische Eingangsrechnungen (GDPdU)
Das Finanzamt akzeptiert beim Vorsteuerabzug auch Online-Rechnungen. Es gibt allerdings eine Einschränkung: Die Rechnungen müssen mit einer digitalen Signatur versehen und vom Empfänger elektronisch überprüft worden sein. Nur wenn alle Dateien, die bei der Verifizierung erzeugt wurden, unveränderlich gespeichert werden, akzeptiert der Betriebsprüfer den Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen.
Immer häufiger werden Rechnungen per E-Mail als PDF empfangen und versendet. Dadurch können Kosten für Druck, Versand und Porto eingespart werden. Jedoch stellt der Gesetzgeber hohe Anforderungen an die Signierung, Überprüfung und Aufbewahrung der Online-Rechnungen. Denn bei der Digitalisierung der Rechnungen ist die Manipulation wesentlich einfacher geworden.
Nur eine Rechnung, die nach Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 3 mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gekennzeichnet ist, berechtigt zum Vorsteuerabzug. Der Rechnungsempfänger hat die elektronische Signatur zu überprüfen und zu protokollieren. Für den Vorsteuerabzug wird nach § 15 UStG ein Prüfprotokoll verlangt.
Überprüft werden muss, ob die Rechnung digital unterschrieben ist. Anschließend muss die Signatur verifiziert werden. Dafür gibt es drei Möglichkeiten: Die Prüfung kann manuell geschehen, unterstützt durch ein manuelles Prüfprogramm oder vollautomatisch durch Einsatz eines Posteingangs-Prüfservers. Der Transport, der Eingang und die Speicherung sind zu dokumentieren. Es müssen die Originaldokumente mit der Überprüfung der Signaturen und deren Protokollierungen digital gespeichert und zehn Jahre aufbewahrt werden.
Der Compliance- Spezialist hsp aus Norderstedt bietet einen automatischen Posteingangs-Prüfserver für digitale Signaturen an. Alle notwendigen Arbeitsschritte werden beim Eingang einer elektronischen Rechnung automatisch ausgeführt. Die gebildeten Dateien werden über eine Revisions-ID zusammengefasst und revisionssicher gespeichert. Auf der CeBIT 2010 wird das System vorgestellt.
Geschäftsführer Erich Rohland ergänzend dazu: „Für unsere Messebesucher hat sich die hsp GmbH etwas besonders einfallen lassen: Die ersten 100 Besucher des Messestands erhalten kostenlos ein manuelles Posteingangs-Prüfprogramm für digitale Signaturen – zusammen mit einer ausführlichen Beschreibung. Falls Online-Rechnungen nur sporadisch eintreffen, reicht dieses Verfahren vollkommen aus, um den Vorsteuerabzug aus elektronischen Eingangsrechnungen zu sichern.“
Die hsp GmbH präsentiert das praxisbezogene Datenarchiv Opti.List auf der CeBIT 2010 in der Zeit vom 02. bis 06. März in Halle 3 auf dem Stand D33 und bietet interessierten Unternehmen kostenlose Eintrittskarten an. Eine Terminabstimmung ist unter der E-Mail-Adresse a.tiedemann@hsp-software.de möglich.
Mit über 100 Installationen zählt die GDPdU-Komplettlösung Opti.List® zu den Marktführern im Bereich der auswertbaren Datenarchivlösungen. Über die Webseite www.archivierungspflicht.de kann eine kostenlose Info-CD angefordert werden.
