Weit verbreiteter Irrglaube: Mit dem Ausdrucken und Abheften der Belege ist diese Pflicht erfüllt.

E-Mails müssen so archiviert werden wie sie das Unternehmen erreichen. Und das über 10 Jahre oder länger und revisionssicher. Da reicht das E-Mail Kommunikationssystem nicht aus. Grund zur Panik? Nein, JOBRI etabliert seit Jahren die REDDOXX E-Mail Management Lösung um genau dieser Problematik entgegen zu wirken. Mehrwerte für die Suche, die Sicherheit und die Arbeitsweise inklusive.

Elektronische Abläufe sparen Zeit und Kosten. Großunternehmen, Banken und Telekommunikationsanbieter arbeiten deshalb unter anderem daran, den Rechnungsaustausch mit ihren Firmenkunden auf einen durchgängig digitalen Datenaustausch umzustellen. Mittelständische Unternehmen können sich mit Hilfe einfacher IT-Lösungen wie der DATEV eRechnung darauf einstellen und damit selbst die Vorteile des digitalen Rechnungsversands nutzen.

Noch dominieren in Deutschland beim Rechnungsversand Papier und der traditionelle Postweg. Ein Grund dafür sind die komplexen Vorgaben, die zu beachten sind, damit bei einer elektronisch übermittelten Rechnung die Berechtigung zum Vorsteuerabzug bestehen bleibt. Doch inzwischen stellen insbesondere Banken und Telekommunikationsanbieter auf den digitalen Rechnungsversand um. E-Business-Lösungen wie DATEV eRechnung machen diese Vorgehensweise auch für mittelständische Unternehmen einfach und rechtssicher. Sie können damit elektronische Eingangsrechnungen risikolos annehmen und den Aufwand für die Erstellung von Ausgangsrechnungen deutlich senken, etwa weil Druck-, Papier-, Porto- und Transportkosten gemindert und Doppelarbeiten beim Übertragen in die Finanzbuchführung abgeschafft werden.

Um alle Vorteile des E-Mail-Versands von Rechnungen nutzen zu können, müssen diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Nur dann kann die Vorsteuer bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung geltend gemacht werden. Mit der Signatur wird nachgewiesen, dass die jeweilige Rechnung unverfälscht und die Identität des Rechnungsstellers einwandfrei ist. Damit Eingangsrechnungen auch in der Buchhaltung verarbeitet und die Vorsteuer rechtskonform abgezogen werden darf, muss außerdem eine Signaturprüfung mit einer zertifizierten Software durchgeführt werden. Das Prüfprotokoll ist in digitaler Form gemeinsam mit der signierten Rechnung revisionssicher über den Zeitraum von zehn Jahren zu archivieren.

Den Steuerberater darauf ansprechen

“Das größte Einsparpotenzial für Unternehmen liegt allerdings nicht in der bloßen Umstellung von der Papier- auf die E-Rechnung”, so Annett Kraut, Abteilungsleiterin bei der DATEV eG und verantwortlich für Produktmanagement und Service zu Online-Lösungen. “Die meisten Kosten lassen sich einsparen, wenn der Abrechnungsprozess durchgängig digital gestaltet wird – von der Rechnungserstellung über den automatischen Versand und das Übertragen in die Finanzbuchführung bis zum Bezahlen per Electronic Banking.” Hilfestellung sowohl für die einfache Annahme von E-Rechnungen wie auch für die Umstellung auf einen durchgehend elektronischen Abrechnungsprozess bieten Steuerberater, zumindest wenn sie selbst DATEV-Lösungen nutzen.

DATEV eRechnung ist eine Erweiterung von DATEV Unternehmen online, einem System mit mehreren browserbasierten Anwendungen für die täglichen Geschäftsvorgänge in kleinen und mittleren Unternehmen. Kernstück ist die digitale Belegverwaltung. Über das System greifen Unternehmen wie auch deren Steuerberater auf den gemeinsamen im DATEV-Rechenzentrum gespeicherten Datenbestand zu. Bislang wurden in Unternehmen papierene Rechnungsbelege mittels Fax oder Scanner digitalisiert und das Belegbild im Rechenzentrum hinterlegt. Mit wenigen Klicks lassen sich nun auch originär elektronische Rechnungen in die Belegverwaltung online übermitteln, wobei die Signaturprüfung automatisch im DATEV-Rechenzentrum durchgeführt wird. Die Rechnungen, Signaturen und Prüfprotokolle werden dort gesetzeskonform archiviert und stehen sofort für die Finanzbuchführung zur Verfügung. Der gesicherte Zugriff auf DATEV Unternehmen online erfolgt über SmartCard.

Umgekehrt können Unternehmen auch selbst elektronische Rechnungen an ihre Kunden versenden. Die Rechnungsdatei wird dazu ebenfalls in die Belegverwaltung online übertragen. Über ein so genanntes Vertretungsmodell signiert DATEV diese Rechnungen dann im Auftrag des Unternehmens qualifiziert elektronisch und archiviert sie. Dafür ist lediglich eine Vollmachtserklärung des Unternehmens erforderlich. Der Rechnungssteller erhält eine E-Mail mit Link auf die Rechnung im DATEV-Rechenzentrum. Darüber kann die Rechnung per E-Mail an den Rechnungsempfänger versandt werden. Auch die elektronischen Ausgangsrechnungen stehen Unternehmen und Kanzlei automatisch für die Buchführung zur Verfügung.

Durch solch ein durchgängiges System zum Prüfen, Signieren, Archivieren und Buchen elektronischer Rechnungen entfallen aufwändige Einzelschritte und Investitionen in Signaturlösungen und Archivierungssysteme. Unternehmen können so die Vorteile elektronischer Rechnungen unkompliziert und ohne Risiko nutzen und sind gewappnet, wenn bei einer Betriebsprüfung der Vorsteuerabzug elektronisch übermittelter Rechnungen kontrolliert wird.

http://www.datev.de/portal/ShowPage.do?pid=dpi&nid=96844

Immer häufiger werden Rechnungen per E-Mail als PDF empfangen und versendet. Dadurch können Kosten für Druck, Versand und Porto eingespart werden. Jedoch stellt der Gesetzgeber hohe Anforderungen an die Signierung, Überprüfung und Aufbewahrung der Online-Rechnungen. Denn bei der Digitalisierung der Rechnungen ist die Manipulation wesentlich einfacher geworden.

Nur eine Rechnung, die nach Umsatzsteuergesetz § 14 Abs. 3 mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gekennzeichnet ist, berechtigt zum Vorsteuerabzug. Der Rechnungsempfänger hat die elektronische Signatur zu überprüfen und zu protokollieren. Für den Vorsteuerabzug wird nach § 15 UStG ein Prüfprotokoll verlangt.

Überprüft werden muss, ob die Rechnung digital unterschrieben ist. Anschließend muss die Signatur verifiziert werden. Dafür gibt es drei Möglichkeiten: Die Prüfung kann manuell geschehen, unterstützt durch ein manuelles Prüfprogramm oder vollautomatisch durch Einsatz eines Posteingangs-Prüfservers. Der Transport, der Eingang und die Speicherung sind zu dokumentieren. Es müssen die Originaldokumente mit der Überprüfung der Signaturen und deren Protokollierungen digital gespeichert und zehn Jahre aufbewahrt werden.

Der Compliance- Spezialist hsp aus Norderstedt bietet einen automatischen Posteingangs-Prüfserver für digitale Signaturen an. Alle notwendigen Arbeitsschritte werden beim Eingang einer elektronischen Rechnung automatisch ausgeführt. Die gebildeten Dateien werden über eine Revisions-ID zusammengefasst und revisionssicher gespeichert. Auf der CeBIT 2010 wird das System vorgestellt.

Geschäftsführer Erich Rohland ergänzend dazu: „Für unsere Messebesucher hat sich die hsp GmbH etwas besonders einfallen lassen: Die ersten 100 Besucher des Messestands erhalten kostenlos ein manuelles Posteingangs-Prüfprogramm für digitale Signaturen – zusammen mit einer ausführlichen Beschreibung. Falls Online-Rechnungen nur sporadisch eintreffen, reicht dieses Verfahren vollkommen aus, um den Vorsteuerabzug aus elektronischen Eingangsrechnungen zu sichern.“

Die hsp GmbH präsentiert das praxisbezogene Datenarchiv Opti.List auf der CeBIT 2010 in der Zeit vom 02. bis 06. März in Halle 3 auf dem Stand D33 und bietet interessierten Unternehmen kostenlose Eintrittskarten an. Eine Terminabstimmung ist unter der E-Mail-Adresse a.tiedemann@hsp-software.de möglich.

Mit über 100 Installationen zählt die GDPdU-Komplettlösung Opti.List® zu den Marktführern im Bereich der auswertbaren Datenarchivlösungen. Über die Webseite www.archivierungspflicht.de kann eine kostenlose Info-CD angefordert werden.

Beispielweise entsprechen elektronische Rechnungen nur mit einer qualifizierten elektronischer Signatur den gesetzlichen Anforderungen. Häufig ist Unternehmen auch nicht bekannt, dass Zeiterfassungssysteme oder E-Mails steuerrelevante Unterlagen erzeugen. Die komplette EDV sollte daher auf den Prüfstand.

Weitere Informationen zur Veranstaltung, Vorträge und Checklisten bietet die IHK im Internet zur Veranstaltung Digitale Betriebsprüfung an: www.osnabrueck.ihk24.de (Dok.-Nr. 25425).

„Failover” steht für ein redundantes System, das die Verfügbarkeit von Daten und Diensten gewährleistet, wenn der Primärserver ausfällt. In diesem Fall übernimmt umgehend das Standby-System die Aufgaben, ganz ohne Einschränkungen oder Wartezeiten für den Nutzer.

REDDOXX bringt das neue Produktfeature als Hardware-Appliance und als Virtual Appliance auf den Markt. Alle bisherigen Appliancegrößen können redundant ausgelegt werden. Auch eine freie Kombination aus Hardware und Softwareappliance ist möglich. Es wird nur noch eine gemeinsame Subscription benötigt. Reseller, die ihren Kunden bis zum 31.03.09 helfen, ihr Netzwerk an der Stelle redundant auszubauen, belohnt REDDOXX mit einer speziellen Promotionaktion. Endkunden, die sich bis Ende März für eine REDDOXX Failoverlösung entscheiden, wird die Jahressubscription geschenkt, vorhandene Subscriptions werden entsprechend kostenfrei verlängert. Für nähere Informationen steht das Salesteam unter sales@reddoxx.com zur Verfügung.

Das Rottweiler Unternehmen REDDOXX bietet E-Mail-Management Appliances mit einer Kombination aus 100%-Spamschutz durch patentierte Filtertechnologie, gesetzeskonformer Archivierung sowie Verschlüsselung und digitaler Signatur nach Marktstandards. Die All-in-One-Lösung besteht aus den drei Modulen REDDOXX Spamfinder, MailDepot und MailSealer. Ein Virenschutz rundet die Lösungssuite ab. REDDOXX Spamfinder ist einzigartig durch die patentierte CISS-Technologie, die E-Mails von Spam-Robotern eliminiert. REDDOXX MailDepot sorgt für die lückenlose und gesetzeskonforme Langzeit-Archivierung aller E-Mails. REDDOXX MailSealer ver- und entschlüsselt E-Mails, ist kompatibel mit dem S/MIME-Standard und fügt auf Wunsch eine qualifizierte digitale Signatur ein.

Mehr dazu unter www.reddoxx.com

Interessenten können sich am Stand zeigen lassen, wie sich die jeweiligen Funktionen flexibler an die eigenen Branchen- und Arbeitsbedürfnisse anpassen lassen – und auch selbst die neuen Features direkt am Bildschirm ausprobieren.

Die Resonanz auf ELOoffice 8.0 ist seit dem Launch im Juli uneingeschränkt hoch. Viele Bestandskunden haben bereits auf die neue Version upgedatet.Schließlich sind zahlreiche Vorschläge von Seiten der Anwender in das Release eingeflossen. So hat ELO die Software noch stärker an den Anforderungen von Freiberuflern und Kleinunternehmen ausgerichtet.Verbessert wurde allen voran die Benutzerfreundlichkeit, die sich jetzt in einer übersichtlicheren Menüstruktur zeigt. Der User findet sich im Archiv einfacher und schneller zurecht und kann die Software ohne großen Einarbeitungsaufwand sofort nutzen. Zudem kann das System digitale Signaturen überprüfen und verwalten. Die Funktion kommt insbesondere bei elektronischen Rechnungen zum Tragen, da das Finanzamt den Vorsteuerabzug nur dann akzeptiert, wenn diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sind.

ELO bietet Interessenten auf der Messe die Möglichkeit, selbst live am Stand die einen oder anderen für sie entscheidenden Funktionen auszuprobieren — Hilfestellung leistet dabei ein ELOoffice -Spezialist. Nur so lassen sich die neuen Funktionen auch wirklich verinnerlichen — und die gewünschte Arbeitsentlastung kann Realität werden. Die Besucher können sich zum Beispiel davon ein Bild machen, wie sie über die Direktsuche in der Archivansicht Dokumente rascher und einfacher wiederfinden können.

Sicher lesbar in die Zukunft

PDF/A gilt als ISO-Standard für die Langzeitarchivierung. Unternehmen erhalten damit die Sicherheit, dass ihre gemäß PDF/A abgespeicherten Dokumente auch in Zukunft lesbar und damit verfügbar bleiben. ELO hat diesen Nutzenfaktor bei ELOoffice 8.0 berücksichtigt und ermöglicht eine denkbar einfache Konvertierung der archivierten Dokumente ins PDF/AFormat.Ein wichtiger Aspekt für kleine und mittlere Unternehmen (KMUs), um gesetzeskonform zu agieren und die entsprechenden Vorschriften einzuhalten.

Ebenfalls neu ist die Funktion, Dokumente aus ELOoffice 8.0 heraus im PDFFormat zu versenden, ohne das Dokument im Archiv umzuwandeln. Ein Feature, das auf Wunsch einer großen Anzahl von Anwendern umgesetzt wurde. Der große Vorteil dabei ist, dass die Dokumente — in welchem Format sie auch immer im ELOoffice-Archiv liegen — beim Empfänger stets als PDFDatei angezeigt werden und so in jedem Fall lesbar sind.

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