Weit verbreiteter Irrglaube: Mit dem Ausdrucken und Abheften der Belege ist diese Pflicht erfüllt.

E-Mails müssen so archiviert werden wie sie das Unternehmen erreichen. Und das über 10 Jahre oder länger und revisionssicher. Da reicht das E-Mail Kommunikationssystem nicht aus. Grund zur Panik? Nein, JOBRI etabliert seit Jahren die REDDOXX E-Mail Management Lösung um genau dieser Problematik entgegen zu wirken. Mehrwerte für die Suche, die Sicherheit und die Arbeitsweise inklusive.

Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 (StVereinfG 2011) sollen durch Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) mit Wirkung ab dem 1. Juli 2011 die bislang sehr hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert und so Bürokratiekosten der Wirtschaft in Milliardenhöhe abgebaut werden. Bislang liegt hierzu lediglich ein Gesetzentwurf der Bundesregierung vor, der sich zurzeit im parlamentarischen Verfahren befindet. Erst Bundestag und Bundesrat werden über die endgültige Ausgestaltung der gesetzlichen Regelungen entscheiden.

Schon jetzt wurden eine Vielzahl von Fragen zur konkreten Ausgestaltung der zukünftigen Regelung an das Bundesministerium der Finanzen herangetragen. Die Wichtigsten sollen hier in einem Frage-Antwort-Katalog gesammelt und interessierten Bürgern und Unternehmen zur Verfügung gestellt werden.

Link: BMF

Wenn ein Unternehmen Papierrechnungen ersetzt, die Verarbeitungsprozesse optimiert und automatisiert, kann es in der Regel Einsparungen von 1-2% seines Umsatzes erzielen. Im Vergleich zu traditionellen, papierbasierten Verfahren ermöglichen elektronische Rechnungs-Verarbeitungsprozesse Kostensenkungen von 50-80%. Investitionen in die elektronische Rechnungsverarbeitung können deshalb häufig schon in 6 Monaten wieder eingespielt werden.

Im Jahr 2011 dürften in Europa rund 5 Million Versender und 75 Millionen Empfänger über 3 Milliarden elektronische Rechnungen austauschen. Entsprechende Initiativen waren in der Vergangenheit häufig von den grösseren Unternehmen und dem öffentlichen Sektor getrieben. Inzwischen sind aber nicht nur äusserst vielseitige, sondern auch sehr effiziente Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen im Markt verfügbar. Deshalb werden in den kommenden Jahren für den elektronischen Rechnungsmarkt nachhaltige Wachstumsraten von jeweils über 30% erwartet.

Wegen der Attraktivität dieses Marktes bieten in Europa bereits rund 500 Dienstleister und 200 Softwarehäuser ihre Lösungen für die E-Rechnung an. An Angeboten fehlt es also nicht mehr. Viel eher suchen Benutzer nun gesamtheitliche Informationen zum Thema E-Rechnung. Als Hilfe für Unternehmen, die das für sie beste Modell wählen und eine geeignete Lösung finden wollen, steht ein neuer Marktreport zur Verfügung. Verfasser ist der unabhängige und international renommierte Marktanalyst Bruno Koch von Billentis.

Der Report soll Rechnungsversender und -empfänger unterstützen, welche die teure und papiergebundene Rechnungsverarbeitung durch moderne und automatisierte Verfahren ersetzen  wollen. Er enthält die wichtigsten Zahlen und Informationen über den Markt. Nebst Fakten zur Marktentwicklung und relevanten Initiativen (Standards, Gesetz) findet der Leser  darin auch qualitative Bewertungen und viele Details zu mehr als 20 Lösungsangeboten. Ein 16-seitiger Auszug aus dem Report ist kostenlos verfügbar:

www.expp-summit.com/marketreport.htm

Pressekontakt: Stephan Mayer, pr1@billentis.com, +41 71 911 60 32

Digitale Dokumente stehen unter Manipulationsverdacht, schließlich können sie leicht verändert werden. Deshalb gelten für elektronische Rechnungen strengere Regeln als für Rechnungen per Post. Der Rechnungsempfänger muss gegenüber dem Finanzamt die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments belegen können. Eingehende Rechnungen müssen mit einem qualifizierten digitalen Zertifikat versehen sein. Dies ist vom Rechnungsempfänger mittels Prüfprogramm zu kontrollieren und zu dokumentieren. Zudem sind Rechnungseingang, Archivierung und etwaige Konvertierungen exakt zu protokollieren. “Eine ausgedruckte elektronische Rechnung ohne Signatur stellt nie ein Originaldokument dar. Trotzdem wird das gerade in `jungen´ Unternehmen häufig praktiziert”, betont Peter Schmidt, Vorsitzender des BVBC-Landesverbandes Bayern, aufgrund seiner langjährigen Praxiserfahrung. “Die Finanzbehörden fordern weiterhin, dass digitale Rechnungen zertifiziert empfangen und in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden.”

Viele mittelständische Unternehmen sind noch nicht auf Versand und Empfang von zertifizierten elektronischen Rechnungen vorbereitet. Sie verfügen nicht über die nötigen Systeme, um eine ordnungsgemäße Dokumentation gegenüber dem Fiskus zu gewährleisten. Auch kleine und mittelgroße Unternehmen sollten jetzt den Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) prüfen. Für Interessenten lohnt ein Besuch der Kongressmesse ReWeCo, am 19. und 20. Mai 2011 in Berlin. Auf der führenden Veranstaltung für das Rechnungswesen und Controlling können sich Firmenvertreter eingehend über neue Entwicklungen auf dem Markt informieren und geeignete Lösungen vor Ort testen.

Wer über kein DMS verfügt, sollte sicherheitshalber auf die postalische Zustellung von Rechnungen bestehen, rät der BVBC. Denn bei Kontrollen durch die Finanzbehörden werden nicht ordnungsgemäß ausgestellte und archivierte Rechnungen schnell erkannt. Oft ist bis dahin aber so viel Zeit vergangen, dass eine Berichtigung durch Anforderung eines Originals nur schwer oder überhaupt nicht mehr möglich ist. Kann der Unternehmer keine Originalrechnung in Papierform nachreichen, muss er die Umsatzsteuer plus Zinsen auf einen Schlag zurückzahlen.

Quelle/Kontaktadresse:

Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC)
Pressestelle Am Propsthof 15-17, 53121 BonnTelefon: (0228) 963930, Telefax: (0228) 9639314

eMail: kontakt@bvbc.de Internet: http://www.bvbc.de

Abschied von der Rechnungssignatur

Heise online berichtet am 3.11.2010 über eine Sitzung im Finanzministerium zum Thema elektronische Rechnungsstellung nach §14 UStG. Die Änderungen in der EU-Direktive von 2006 sollen bereits zum 1.6.2011 in Deutschland umgesetzt werden so Heise online. Im Artikel wird folgendes zitiert

“Das Erfordernis der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts bleiben als abstrakte Voraussetzungen für die umsatzsteuerliche Anerkennung von elektronischen Rechnungen bestehen; jedoch werden die sonstigen Vorgaben für elektronische Rechnungen aufgegeben. Somit sind keine technischen Verfahren mehr vorgegeben, die die Unternehmen verwenden müssen.”

Das bedeutet, dass die qualifizierte elektronische Signatur nicht im Gesetzestext vorgeschrieben wird und der Rechnungsempfänger selbst in der Pflicht steht, die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts zu prüfen und zu dokumentieren. Das Finanzministerium empfiehlt hierzu unter anderem die qualifizierte elektronische Signatur auf der eRechnung oder EDIFACT Verfahren. Die Verfahrensdokumentation aus dem Vorschlag der EU-Direktive wird nicht für Deutschland übernommen.

Den gesamten Artikel finden Sie unter: Finanzministerium will Rechnungssignatur streichen

Das GDPdU stellt dabei spezielle Anforderungen an die Art der Archivierung von Rechnungen und andere aufbewahrungspflichtige digitale Unterlagen. Allem voran muss jede Rechnung über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen. Der Rechnungsempfänger ist darüber hinaus verpflichtet, die Signatur hinsichtlich ihrer Berechtigung und Korrektheit zu prüfen und das Ergebnis zu dokumentieren. Außerdem müssen Rechnungseingang, Konvertierung sowie Archivierung protokolliert und die Rechnung so gespeichert werden, dass nachträgliche Änderungen nicht mehr möglich sind. „Diese Anforderungen erfüllt auch unser webbasierter Fakturierungsdienst Billomat (www.billomat.de) dank zahlreicher Schnittstellen zu Drittdienstleistern: Die Erstellung einer qualifizierten, elektronischen Signatur ist ebenso möglich wie die zuverlässige Archivierung aller Rechnungsunterlagen“, erklärt Simon Stücher, Geschäftsführer der Billomat GmbH & Co. KG.

Bei der Prüfung von Unterlagen darf der Finanzbeamte übrigens auf das Datenverarbeitungssystem zurückgreifen. Er kann aber auch eine maschinelle Auswertung der Daten oder eine Bereitstellung der relevanten Unterlagen auf einem geeigneten Datenträger verlangen. „Auch wenn die Regelung zu Datenspeicherung und -zugriff erst seit 2002 gilt, ist der Finanzbeamte berechtigt, auf Vorgänge früherer Zeiten zuzugreifen“, weiß Stücher. Es müssen allerdings keine Daten nachträglich erfasst werden. Im Einzelnen müssen Jahresabschlüsse, Geschäftsbücher, Bilanzen und Inventarverzeichnisse zehn Jahre, eingegangene Geschäftsbriefe und Kopien des Postausgangs ebenso wie andere steuerlich relevante Dokumente sechs Jahre lang gespeichert werden. „Im Falle, dass ein Unternehmen den in den GDPdU festgeschriebenen Verpflichtungen nicht nachkommt, droht ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 EUR“, informiert Simon Stücher.

Über die Billomat GmbH & Co. KG

Die im Jahr 2007 von Simon Stücher und Steve Mattuschka gegründete Billomat GmbH & Co. KG hat sich auf die Entwicklung von Fakturierungslösungen spezialisiert. So stellt das im rheinland-pfälzischen Herdorf ansässige Unternehmen unter www.billomat.com ein gleichnamiges, webbasiertes Tool zur Verfügung, mit dem Nutzer ihre Rechnungen sowie Angebote einfach und komfortabel online erstellen, verwalten sowie versenden können. “Billomat” ermöglicht darüber hinaus unter anderem auch eine effiziente Verwaltung von Kunden- sowie Produktdaten und eine Anpassung des Rechnungslayouts an das eigene Corporate Design. Dabei kann die Lösung in begrenztem Umfang sogar kostenlos genutzt werden.

Internet: http://www.billomat.de

7 einfache Wege Online-Rechnungen, Angebote, Aufträge und Gutschriften zu erstellen

… die Firma wächst und die Umsätze wachsen! Feine Sache… doch meist wächst auch der “Papierkram”, der Verwaltungsaufwand sowie alles was mit Rechnungen, Angeboten, Aufträgen und Gutschriften zu tun hat. Und das kostet Zeit, vieeelll Zeit! Doch gewusst WIE und WO gibt es einige interessante Lösungen für Online-Rechnungen… Lösungen, welche den Lifestyle eines Infomarketers aufrecht erhalten, denn die Lösungen erfordern keine zu installierende Software. Einfach ins Web… einloggen…fertig! Und das schönste daran ist, Ihr Steuerberater oder Buchhalter kann sich ebenfalls einloggen und hat Zugriff auf ausgewählte Daten, um die nächste Steuerabrechnung fertig zu stellen. Somit lösen Sie Ihr Online-Business einen weiteren Schritt aus dem “festen Büro”… hin zu geografischen Unabhängigkeit…

Tobis Knoof hat eine kleine Zusammenstellung von Online-Diensten für elektronische Rechnungsversender erstellt, die er unter “7 einfache Wege Online-Rechnungen, Angebote, Aufträge und Gutschriften zu erstellen ” gelistet hat.

http://www.digitale-infoprodukte.de/allgemein/7-einfache-wege-online-rechnungen-angebote-und-gutschriften-zu-erstellen/

Sage Signaturdienst für die elektronische Rechnungsstellung

Kunden von Sage Software können direkt aus Ihrer Warenwirtschaft elektronisch Rechnungen als E-Mail versenden. Sie vereinfachen Ihre Prozesse, senken Ihre Kosten und beschleunigen die Rechnungsstellung. Der Sage Signaturdienst stellt sicher, dass der Empfänger eine rechtskonforme Rechnung erhält. Er bettet eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz (§ 15, 1 SigG) in die als PDF-Dokument verschickte Rechnung ein (innenliegende Signatur).

Der Sage Signaturdienst ist für jene Rechnungsempfänger erforderlich, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Für umsatzsteuerpflichtige Rechnungsempfänger reicht der in den Sage Produkten bereits seit Jahren vorhandene E-Mail-Versand von PDF-Rechnungen aus. Wenn Sie unsicher sind, ob die Rechnung für Ihren Geschäftspartner eine qualifizierte elektronische Signaturerfordert, sprechen Sie bitte Ihren Steuerberater an.

Um den Sage Signaturdienst zu nutzen, benötigen Sie ein Konto für diesen Server. Um dieses Konto einzurichten, wenden Sie sich bitte an unsere Kundenbetreuung unter der Telefonnummer 069/50007-6300 (Classic Line/Office Line) oder 02161/3535-5500 (PC-Kaufmann/gs Auftrag). Unsere Mitarbeiter lassen Ihnen gerne alle erforderlichen Informationen zukommen.

www.sage-signatur.de

Abschied von der Rechnungssignatur rückt näher

Der Rat verabschiedete am 13.07. eine Richtlinie zur Änderung der Richtlinie 2006/112/EG über das gemeinsame Mehrwertsteuersystem hinsichtlich der Rechnungsstellungsvorschriften. Neu ist vor allem die Beseitigung von Hindernissen für die elektronische Rechnungstellung. Zur Förderung kleiner und mittlerer Unternehmen, denen es Schwierigkeiten bereitet, vor Eingang der Zahlung ihrer Kunden Mehrwertsteuer an die zuständige Behörde zu entrichten, sollte den Mitgliedstaaten die Möglichkeit eingeräumt werden, diesen Unternehmen zu gestatten, dass sie die Mehrwertsteuer mit Hilfe einer Cashaccounting-Regelung (“Kassenbuchführung”) abrechnen, so dass der Lieferer oder Dienstleistungserbringer die Steuer erst dann an die zuständige Behörde entrichtet, wenn er die Zahlung für seine Lieferung oder Dienstleistung erhält, und sein Recht auf Vorsteuerabzug dann entsteht, wenn er eine Lieferung oder Dienstleistung bezahlt.

http://register.consilium.europa.eu/pdf/de/10/st10/st10858.de10.pdf (Richtlinie)

http://register.consilium.europa.eu/pdf/de/10/st11/st11339.de10.pdf

http://register.consilium.europa.eu/pdf/de/10/st11/st11339-ad01.de10.pdf

Kurz vor Ende der E4-Ratspräsidentschaft hatte Spanien zur „ Electronic Invoicing in Europe“ Konferenz nach Madrid eingeladen, um zum einen die Ergebnisse der Expert Group on eInvoicing, die bereits im November 2009 veröffentlicht wurden, nochmals vorzustellen und gleichzeitig das fortwährende Engagement insbesondere auch Spaniens in diesem Thema zu unterstreichen. Von der Veranstaltung erhofften sich viele Teilnehmer eine klare Aussage, wie und wann es mit der Vereinheitlichung der electronic Invoice in Europa vorangeht.

Vor allem nachdem in den letzten Wochen unterschiedlichste Pressemeldungen zu den Buzz-Words equal treatment, Abschaffung der elektronischen Signatur bei Rechnungen und dem Auftun eines neuen, sogenannten „Dritten Weges“ durch die Medien und Blogs geisterten. Um es auf den Punkt zu bringen, man bemüht sich in Europa einen gemeinsamen Rahmen eInvoice zu finden, konkrete Richtlinien und Umsetzungsvorgaben sind allerdings erst noch zu erarbeiten. Wer gedacht hatte, direkt umsetzbare Vorschläge für sein Tagesgeschäft zu erhalten, sah sich demnach enttäuscht. Vielmehr vermittelte der Kongress, dass es innerhalb der EU-Gremien und Expertenrunden eine Reihe unterschiedlicher Interessen und Zielsetzungen gibt, die sich nur vordergründig unter dem Thema eInvoice einsortieren lassen.

Der erste Tag

Spanien, einer der Vorreiter in Sachen eInvoice, eröffnete die Veranstaltung durch den Staatssekretär Francisco Ros. Interessant waren die von ihm präsentierten Zahlen von 2,2 Mrd elektronischer Rechnungen in Europa in 2009, was ca. 7% des Gesamtaufkommens darstellt. Der Leiter der Expert Group on e-Invoicing, Bo Harald, stellte anschließend nochmals die 11 Kernthesen aus dem Abschlussbericht der Gruppe vor. Er legte Wert darauf, dass das eigentliche Ziel von eInvoice nicht die Digitalisierung von Rechnungen sei, sondern die Schaffung einer neuen Plattform für mehr Effizienz und die Reduktion von Verwaltungskosten. Und das setzt die Digitalisierung (oder auch Dematerialisierung, hat nichts mit Raumschiff Enterprise zu tun …) eben zwingend voraus. Er sprach von 250 Mill elektronischer Rechnungen in Europa und beklagte, dass der Bankensektor zu wenig unternehme. Interessant ist diese Aussage, da die Banken durchaus stark in allen Gremien vertreten waren und sind, was sich im Laufe des Kongresses auch anhand einiger Vorträge erkennen ließ. Er mahnte ferner die derzeit mangelnde Interoperabilität von technischen Lösungen an (hier machte er mal wieder die elektronische Signatur als Sündenbock aus) sowie die Tatsache, dass man bislang zuwenig von strukturierten Rechnungsdatenaustausch gesprochen habe und zuviel von „allgemeinen“ elektronischen Rechnungen bzw. Rechnungsdokumenten. Das Patentrezept hierfür lautet für die EU UN/CEFACT Cross Industry Invoice v2 sowie der damit gekoppelte ISO Standard ISO 20022. Darüber hinaus liegt seiner Meinung nach vor allem die Wissensvermittlung in den einzelnen Mitgliedsstaaten zu diesen Themen im Argen. Wenn man in 5 – 8 Jahren eine vorherrschende Stellung der elektronischen Rechnung in Europa erreichen möchte, dann muss gerade hier von den Staaten deutlich mehr getan werden. Eine Rolle werden dabei sog. Pan-Europe Multistakeholder Foren spielen, was wir in Deutschland gerade mit der FeRD, dem Forum elektronische Rechnung Deutschland, umsetzen. Das grundlegende und wirklich sehr hehre Ziel der Ratschläge der Expert Group ist die Halbierung der Verwaltungskosten durch Automatisierung der Buchhaltung, automatisierter und echtzeitfähiger Liquiditäts- und Umsatzsteuersteuerung, automatisierter Rechnungsfinanzierung und einem inheitlichen und weitgehend automatisierten Berichtswesen gegenüber der Finanzverwaltung. Besser könnte man das Ziel der GFaR auch nicht umschreiben.

Zu guter letzt gab Harald noch an, dass insgesamt 87 Eingaben an die EU Kommission als Reaktion auf den Call for Comment des Final Report eingegangen sind, die nun alle sorgfältig ausgewertet werden. Mit einem Ergebnis der Analyse ist in den nächsten Wochen zu rechnen. Erste Tendenzen zeigen, dass sowohl die Befürworter als auch die Gegner des Equal Treatment mit impliziter Abschaffung der Signaturauflagen sich die Waage halten.

In der ersten Session des Tages ging Alessandro Perego von der School of Management in Mailand auf die grundlegenden Probleme bei der Einführung von elektronischen Rechnungen in Unternehmen ein, die sich seiner Meinung nach vor allem an der Erkenntnis festmachen lassen, dass die wenigsten Unternehmen überhaupt die Kosten ihres Rechnungsprozesses kennen, geschweige denn die Einsparpotentiale. Dadurch ist dem Management auch nur sehr schwer zu vermitteln, was sich durch eInvoicing einsparen und optimieren lässt. Zudem muss man dem Management begreiflich machen, dass eine Einführung von eInvoicing mit all seinen Randbedingungen nicht ein lästige Erfüllung gesetzlicher Auflagen ist, sondern einen eigenständigen Wert für das Unternehmen darstellt. Er verwies deshalb darauf, dass sein Institut ein mathematisches Modell entwickelt hat, das auf der Basis von mehr als 40 untersuchten Unternehmen eine eifache Aufnahme von Eckwerten aus dem jeweiligen Rechnungsprozess ermöglicht und im Ergebnis die möglichen Einsparpotentiale je nach gewähltem Zielszenario quantifiziert. Dieses Cost-Benefit Modell soll angeblich auf unterschiedliche Unternehmensgrößen und -arten sowie Ursprungsländer anwendbar sein. Ein sicherlich verfolgenswerter Ansatz für die Beratung von Firmen, die sich mit diesem Thema auseinander setzen.

Die unverbindlichste Präsentation in dieser Session kam sicherlich von Annika Fritsch, einem Mitglied der High Level Group of Independent Stakehodlers on Administrative Burdens, oder auch kurz Stoiber-Group genannt. Für die Oberbürokratieabbauer der EU ist der Feind bei der Einführung von eInvoice klar ausgemacht: die elektronische Signatur. Fällt die weg, spart die EU Milliarden, alles wird schöner, bunter, einfacher. Leider war nicht mehr in den Aussagen auszumachen. Beängstigend ist, dass die HLG offenbar in der EU-Kommission ein sehr guten Stand hat. Erst kürzlich wurde dies auch durch die Verlängerung des Mandats der HLG bis 2013 unterstrichen.

Die Idee, dass die Banken eine Schlüsselrolle bei der Einführung von eInvoicing haben könnten, unterstrich dann Christian Luyten vom belgischen Payment-Dienstleister ISABEL. Die Argumentation, dass eine elektronische Banktransaktion bereits seit langem etabliert und anerkannt sicher ist und man dieses Verfahren auch auf die Rechnungsübermittlung übertragen könnte, ist auf den erste nBlick wirklich überzeugend. Durch eine „einfache“ Erweiterung der eBanking-Transaktionen durch den neuen Typ „eInvoice“ und die Übernahme der Zustellung und Abwicklung von Rechnungen durch die Banken, könnte in kurzer Zeit eine große Durchdringung im Markt erreicht werden, vorausgesetzt die Firmen spielen mit (wer will schon eine so große Transparenz gegenüber seiner Bank?) und die Banken können sich auf einheitliche Standards und Verfahren und natürlich die Verrechnung einigen. Zwar bietet der SEPA-Standard hier eine mächtige Basis (ausgehend von ISO20022), doch lassen die Interoperabilitätsbestrebungen der deutschen Bankenwelt in Sachen eBanking in der Vergangenheit einige Zweifel offen.

Einige Zahlen zu eInvoices machten dann in der Diskussion noch die Runde: während Bruno Koch von Billentis von 30 Mrd Rechnungen pro Jahr in der EU und einem Einsparpotential von ca. 50 Mrd Euro durch die Einführung von eInvoicing sprach, gab ein italienischer Vertreter die Zahl von 1,3 Mrd Rechnungen im B2B-Fall in 2009 alleine für Italien an.

In wie weit eInvoicing den Alltag der Handwerks-, Klein- und Mittelstandsunternehmen erleichtert, war das Thema einer von Gerhard Huemer, einem Vorstand der UEAPME geleiteten Session. Interessant waren dabei die Präsentationen von Carlos Maza vom spanischen Ministerium für Industrie, Tourismus und Handel sowie von Gerhard Laga von der österreichischen Wirtschaftskammer. Beiden war gemein, dass sie eine zentrale Förderung von eInvoicing favorisieren und durch praktische Erfahrungen in den jeweiligen Ländern auch positiv belegen können. Während in Spanien die Regierung ganz massiv auf eInvoicing drängt und faktisch die Unternehmen dazu zwingt, zumindest bei öffentlichen Aufträgen diese komplett elektronisch abzuwickeln, versucht Österreich ebenfalls durch staatliche Einflussnahme und Stimlation die Firmen in Richtung einvoicing zu bewegen. In beiden Fällen werden grundlegende Werkzeuge wie Rechnungsdokumentschablonen, Signaturanwendungen und Transferinfrastruktur z.T. kostenlos an die interessierten Unternehmen abgegeben, um die Durchdringung zu fördern. Die Maxime Zero cost for SMEs wird zumindest laut Maza in Spanien groß geschrieben. Mit dem Programm facura-e bieten nationale Service Provider hier Dienstleistungen an. Eine Kerbe in das Holz der Kritiker der Empfehlungen der Expert Group schlug denn auch Carlos Maza mit der Aussage, dass das Equal Treatment von Papier und eInvoice ja nett, aber in der Umsetzung bei weitem nicht so einfach sei, wie sich das so mancher EU-Politiker und Consultant vorstellt. Konkret befürchtet die spanische Regierung bei einer vollständigen Formfreigabe eine Sintflut von falschen bzw. nicht kontrollierbaren elektronischen Rechnungen. Solange keine anderen einfachen und sicheren Authentizitäts- und Integritätsprüfwerkzeuge zur Verfügung stehen, sollte die Signatur von Rechnungen in in jedem Falle beibehalten werden. Ein Land der EU, das sich durch weitgehende Formfreiheit bei eInvoices auszeichnet und das dadurch auch einen entsprechend hohen Anteil an eInvoices aufweisen kann, ist Finnland.

Die Inhaberin einer 3-Mann Container-Leasing-Firma, Sarianne Reinikkala, berichtete von ihren Erfahrungen mit eInvoice und wo dort gegenwärtig die größten Stolpersteine liegen. Während das Thema eSignatur in Finnland überhaupt nicht relevant ist, hakelt es ihrer Meinung nach noch massiv beim Austausch strukturierter Rechnungsdaten. Hier tut demnach ein einheitlicher Standard wie CII not, vorausgesetzt er ist auch praktikabel anwendbar. Ferner erlebt sie bei eInvoicing immer noch ein Wissensdefizit bei vielen Firmen, weshalb nachhaltige Aufklärung und Information notwendig ist. Die Kosten für ein elektronisches Rechnungsdokument schätzt sie auf kleiner 90 Cts, während ein XML-basierter strukturierter Rechnungsdatensatz dies für ca. 25 – 35 Cts erledigen kann.

Die Session über „Interoperabilität in einer Umgebung von mehreren Beteiligten“ konnte außer Allgemeinplätzen über die Rolle von Standards (CII, ISO20022) für den gegenseitigen Austausch von eInvoices, auch zwischen Firmen und Behörden (PEPPOL-Projekt) nichts Neues beitragen. Insbesondere die PEPPOL-Mission, ein EU-Projekt mit einem Budget von mehr als 30 Mio Euro, wurde mir nicht transparent, da man eine Vielzahl von Baustellen, Schnittstellen und Problemlösungen bearbeitet. Zumindest ist in diesem Konsortium die Interoperabilität auf verbaler und begrifflicher Ebene mit eInvoice etabliert.

Der zweite Tag

Der zweite Tag begann mit einer Keynote von Gertrude Tumpel.-Gugerell von der EZB in Frankfurt. Im Wesentlichen unterstrich sie, dass das Thema einheitliches eInvoicing in Europa, natürlich in Verbindung und Ergänzung zu SEPA, eine wichtige Rolle spielt und von der EZB interessiert begleitet wird.

Für die Standardisierungsanhänger folgte dann eine Session über die Frage, ob der UN/CEFACT-Standard Cross Industry Invoice in der Lage ist, die Anforderungen des Marktes als grundlegender Austauschstandard zu befriedigen. Mein Eindruck davon war, dass hier noch ein gehöriges Stück Arbeit auf die Standardisierer und Software-Firmen wartet, da man nach mehrjähriger Arbeit jetzt mit CII v2 zunächst eine semantische Vereinheitlichung aller bekannten Rechnungsbegriffe und -konstruktionen vorgelegt hat, die sich rein auf den Komplex Invoice beziehen. Die in der Realität oft vorkommenden Bezüge in einer Rechnung auf Katalogobjekte (Lieferantenkatalog) oder Angebotspositionen werden erst in den nächsten Monaten bis spätestens Ende 2010 standardisiert vorliegen. Man orientiert sich dabei an der kompletten Supply Chain und hat aus verständlichen Gründen zunächst den in der Mitte liegenden Komplex Invoice behandelt. Was allerdings momentan noch ein Manko ist, wie auch Jostein Frømyr von der norwegischen EdiSys zugab, ist die Bildung von praktikablen Subsets des gewaltigen CII Standards, der es erlaubt, die in einzelnen Branchen benötigten Ausschnitte aus dem Gesamtwerk schnell anzuwenden. Hier liegen für die Softwarehersteller sicherlich noch viele Aufgaben begraben. Insbesondere, da die zu CII korrespondierende ISO-Norm 20022, die u.a. auch die finanziellen Transaktionen im Interbankenbereich regelt, eine andere Bezeichnung der XML-Tags vorsieht und dadurch derzeit immer eine Konvertierung stattfinden muss.

Dies wurde von Liliana Fratini Passi aus Italien auch unterstrichen. Ihr Wunsch wäre es, im Hinterkopf CII zu machen, praktisch aber den Ausschnitt Invoice der ISO20022 zu verwenden. Hier prallen wie bereits erwähnt wieder die Interessen von Industrie, Handel und Banken aufeinander, wobei die Mächtigkeit beider Repräsentationen vergleichbar groß ist. Zudem war in den Diskussionen auch klar, dass es dem Anwender einer eInvoice-Lösung ziemlich egal ist, welcher Datenstandard in seiner elektronischen Rechnung beherzigt wird, sofern er eine problemlose Abwicklung erzielen kann. Der Vertreter einer irischen Softwarefirma gab abschließend bekannt, dass man auf Basis von Microsoft Biztalk in einem EU-geförderten Projekt eine erste Implementierung von CII unternommen hat.

Mit David Dobbing stellte ein Vertreter von SWIFT, das für die ISO die Registrar-Rolle für ISO20022 spielt, vor, wie CII mit SEPA zusammenhängt. Als es um die Akzeptanz von CII ging, sprachen sich In einer Umfrage unter den weltweiten Mitgliedern von UN/CEFACT immerhin 40% für CII als transnationalen Basisstandard aus, während 15% dagegen stimmten. Im Sommer 2010 erwartet man eine erste Veröffentlichung des Invoice-Standards in ISO20022, was sich als Subset von CII darstellen wird. Die Implementierungssprache von CII und ISO20022 Invoice basiert auf UBL v2, einem Standard der OASIS. Pilotimplementierungen des Standards werden von GS1 in Form eines Test-Profils erwartet sowie von PEPPOL für Rechnungsaustausch zw. Firmen und Behörden. Frankreich möchte hier künftig auch eine führende Rolle übernehmen. Der konkrete Implementierungsstand der Piloten oder anderer Initiativen in Europa war allerdings nicht zu ermitteln.

Den Abschluss bildete eineSession über das VAT Framework. Ein sehr illustrativer Beitrag von Santiago Segarra vom spanischen Finanzministerium illustrierte die aktuelle Verfahrensweise mit elektronischen Rechnungen in Spanien (unter Zuhilfenahme der elektronischen Signatur) und die möglichen Auswirkungen eines auf einem Audit Trail aufsetzenden „Dritten Weges“. Dabei wurde die Problematik einer durchgängig prüfbaren und auch datentechnisch zwischen Sender und Empfänger abgleichbaren Rechnungsprozesses eingängig dargestellt. Man kann es so machen … wenngleich der initiale Aufwand um einiges höher eingeschätzt wird, sofern noch keine standardisierten Softwarewerkzeuge zur Abwicklung vorliegen. Der Leiter des Indirect Tax Committee der TEI, Jean-Daniel Rouvinez, präsentierte die Rechnung als Eisberg, bei dem die VAT die Spitze bildet, der kommerzielle Wert des eigentlichen Rechnungsbetrags, der unter Wasser liegt, aber um den geschätzten Faktor 5 den Wert der VAT übersteigt. Jede Optimierung der Abwicklung des Rechnungsbetrags hat demnach wesentlich größere Auswirkungen auf die Unternehmen als die bloße Fokussierung auf die VAT. Der Co-Chairman des CEN/ISSS-Workshops, Stefan Engel-Flechsig appellierte abschließend nochmals daran, die elektronische Rechnung nicht als Dokument (in Form eines PDF oder anderen Formats) zu betrachten, sondern sie als strukturierte Daten wahrzunehmen, was ihren eigentlichen Kern darstellt.

Fazit

Insgesamt erhielt man einen Überblick über die Initiativen und Bemühungen, die derzeit auf europäischer Ebene in Sachen eInvoice aktiv sind. Eine klare Richtung kann daraus meines Erachtens nur insofern abgeleitet werden, als dass mittlerweile eine große und damit vielleicht auch kritische Anzahl von Beteiligten in Europa sich dem Thema eInvoicing widmen und auf praktikable Umsetzungen drängen. Die Rolle der elektronischen Signatur als natürliches Infrastrukturelement für die Sicherstellung von Authentizität und Integrität des Transfers von Rechnungsdokument und/oder Rechnungsdatensatz wurde in den Diskussionen am Rande nirgends in Frage gestellt. Offenbar muss aber in der offiziellen Lesart zunächst eine Verankerung dieser Technologie in den Vorgaben verschwinden, um dann in der Folge wieder als empfohlenes Mittel der Wahl für die Erreichung der höheren Ziele Authentizität und Integrität in Verfahrensanweisungen einzufließen. Hier werden sicherlich noch einige Schleifen geflogen werden. Das Motto des Kongresses und auch der europäischen Bemühungen in Sachen eInvoicing wurde durch ein afrikanisches Zitat, das Fr. Passi vorstellte, auf den Punkt gebracht:

„if you want to go fast, walk alone. If you want to go far, walk together“.

Nun denn, eInvoicing ist eine Sache, bei der wir weit gehen müssen.

Quellen

Der Artikel findet sich auf der Webseite der intarsys: http://www.intarsys.de/de/node/263

Die Vortragsfolien sowie die Agenda und die Core Principles der Expert Group finden sich unter ec.europa.eu/enterprise/newsroom/cf/itemlongdetail.cfm