Weit verbreiteter Irrglaube: Mit dem Ausdrucken und Abheften der Belege ist diese Pflicht erfüllt.

E-Mails müssen so archiviert werden wie sie das Unternehmen erreichen. Und das über 10 Jahre oder länger und revisionssicher. Da reicht das E-Mail Kommunikationssystem nicht aus. Grund zur Panik? Nein, JOBRI etabliert seit Jahren die REDDOXX E-Mail Management Lösung um genau dieser Problematik entgegen zu wirken. Mehrwerte für die Suche, die Sicherheit und die Arbeitsweise inklusive.

Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 (StVereinfG 2011) sollen durch Änderungen im Umsatzsteuergesetz (UStG) mit Wirkung ab dem 1. Juli 2011 die bislang sehr hohen Anforderungen an die elektronische Übermittlung von Rechnungen reduziert und so Bürokratiekosten der Wirtschaft in Milliardenhöhe abgebaut werden. Bislang liegt hierzu lediglich ein Gesetzentwurf der Bundesregierung vor, der sich zurzeit im parlamentarischen Verfahren befindet. Erst Bundestag und Bundesrat werden über die endgültige Ausgestaltung der gesetzlichen Regelungen entscheiden.

Schon jetzt wurden eine Vielzahl von Fragen zur konkreten Ausgestaltung der zukünftigen Regelung an das Bundesministerium der Finanzen herangetragen. Die Wichtigsten sollen hier in einem Frage-Antwort-Katalog gesammelt und interessierten Bürgern und Unternehmen zur Verfügung gestellt werden.

Link: BMF

Wenn ein Unternehmen Papierrechnungen ersetzt, die Verarbeitungsprozesse optimiert und automatisiert, kann es in der Regel Einsparungen von 1-2% seines Umsatzes erzielen. Im Vergleich zu traditionellen, papierbasierten Verfahren ermöglichen elektronische Rechnungs-Verarbeitungsprozesse Kostensenkungen von 50-80%. Investitionen in die elektronische Rechnungsverarbeitung können deshalb häufig schon in 6 Monaten wieder eingespielt werden.

Im Jahr 2011 dürften in Europa rund 5 Million Versender und 75 Millionen Empfänger über 3 Milliarden elektronische Rechnungen austauschen. Entsprechende Initiativen waren in der Vergangenheit häufig von den grösseren Unternehmen und dem öffentlichen Sektor getrieben. Inzwischen sind aber nicht nur äusserst vielseitige, sondern auch sehr effiziente Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen im Markt verfügbar. Deshalb werden in den kommenden Jahren für den elektronischen Rechnungsmarkt nachhaltige Wachstumsraten von jeweils über 30% erwartet.

Wegen der Attraktivität dieses Marktes bieten in Europa bereits rund 500 Dienstleister und 200 Softwarehäuser ihre Lösungen für die E-Rechnung an. An Angeboten fehlt es also nicht mehr. Viel eher suchen Benutzer nun gesamtheitliche Informationen zum Thema E-Rechnung. Als Hilfe für Unternehmen, die das für sie beste Modell wählen und eine geeignete Lösung finden wollen, steht ein neuer Marktreport zur Verfügung. Verfasser ist der unabhängige und international renommierte Marktanalyst Bruno Koch von Billentis.

Der Report soll Rechnungsversender und -empfänger unterstützen, welche die teure und papiergebundene Rechnungsverarbeitung durch moderne und automatisierte Verfahren ersetzen  wollen. Er enthält die wichtigsten Zahlen und Informationen über den Markt. Nebst Fakten zur Marktentwicklung und relevanten Initiativen (Standards, Gesetz) findet der Leser  darin auch qualitative Bewertungen und viele Details zu mehr als 20 Lösungsangeboten. Ein 16-seitiger Auszug aus dem Report ist kostenlos verfügbar:

www.expp-summit.com/marketreport.htm

Pressekontakt: Stephan Mayer, pr1@billentis.com, +41 71 911 60 32

Digitale Dokumente stehen unter Manipulationsverdacht, schließlich können sie leicht verändert werden. Deshalb gelten für elektronische Rechnungen strengere Regeln als für Rechnungen per Post. Der Rechnungsempfänger muss gegenüber dem Finanzamt die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments belegen können. Eingehende Rechnungen müssen mit einem qualifizierten digitalen Zertifikat versehen sein. Dies ist vom Rechnungsempfänger mittels Prüfprogramm zu kontrollieren und zu dokumentieren. Zudem sind Rechnungseingang, Archivierung und etwaige Konvertierungen exakt zu protokollieren. “Eine ausgedruckte elektronische Rechnung ohne Signatur stellt nie ein Originaldokument dar. Trotzdem wird das gerade in `jungen´ Unternehmen häufig praktiziert”, betont Peter Schmidt, Vorsitzender des BVBC-Landesverbandes Bayern, aufgrund seiner langjährigen Praxiserfahrung. “Die Finanzbehörden fordern weiterhin, dass digitale Rechnungen zertifiziert empfangen und in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden.”

Viele mittelständische Unternehmen sind noch nicht auf Versand und Empfang von zertifizierten elektronischen Rechnungen vorbereitet. Sie verfügen nicht über die nötigen Systeme, um eine ordnungsgemäße Dokumentation gegenüber dem Fiskus zu gewährleisten. Auch kleine und mittelgroße Unternehmen sollten jetzt den Einsatz von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) prüfen. Für Interessenten lohnt ein Besuch der Kongressmesse ReWeCo, am 19. und 20. Mai 2011 in Berlin. Auf der führenden Veranstaltung für das Rechnungswesen und Controlling können sich Firmenvertreter eingehend über neue Entwicklungen auf dem Markt informieren und geeignete Lösungen vor Ort testen.

Wer über kein DMS verfügt, sollte sicherheitshalber auf die postalische Zustellung von Rechnungen bestehen, rät der BVBC. Denn bei Kontrollen durch die Finanzbehörden werden nicht ordnungsgemäß ausgestellte und archivierte Rechnungen schnell erkannt. Oft ist bis dahin aber so viel Zeit vergangen, dass eine Berichtigung durch Anforderung eines Originals nur schwer oder überhaupt nicht mehr möglich ist. Kann der Unternehmer keine Originalrechnung in Papierform nachreichen, muss er die Umsatzsteuer plus Zinsen auf einen Schlag zurückzahlen.

Quelle/Kontaktadresse:

Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e.V. (BVBC)
Pressestelle Am Propsthof 15-17, 53121 BonnTelefon: (0228) 963930, Telefax: (0228) 9639314

eMail: kontakt@bvbc.de Internet: http://www.bvbc.de

Abschied von der Rechnungssignatur

Heise online berichtet am 3.11.2010 über eine Sitzung im Finanzministerium zum Thema elektronische Rechnungsstellung nach §14 UStG. Die Änderungen in der EU-Direktive von 2006 sollen bereits zum 1.6.2011 in Deutschland umgesetzt werden so Heise online. Im Artikel wird folgendes zitiert

“Das Erfordernis der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts bleiben als abstrakte Voraussetzungen für die umsatzsteuerliche Anerkennung von elektronischen Rechnungen bestehen; jedoch werden die sonstigen Vorgaben für elektronische Rechnungen aufgegeben. Somit sind keine technischen Verfahren mehr vorgegeben, die die Unternehmen verwenden müssen.”

Das bedeutet, dass die qualifizierte elektronische Signatur nicht im Gesetzestext vorgeschrieben wird und der Rechnungsempfänger selbst in der Pflicht steht, die Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts zu prüfen und zu dokumentieren. Das Finanzministerium empfiehlt hierzu unter anderem die qualifizierte elektronische Signatur auf der eRechnung oder EDIFACT Verfahren. Die Verfahrensdokumentation aus dem Vorschlag der EU-Direktive wird nicht für Deutschland übernommen.

Den gesamten Artikel finden Sie unter: Finanzministerium will Rechnungssignatur streichen

Elektronische Abläufe sparen Zeit und Kosten. Großunternehmen, Banken und Telekommunikationsanbieter arbeiten deshalb unter anderem daran, den Rechnungsaustausch mit ihren Firmenkunden auf einen durchgängig digitalen Datenaustausch umzustellen. Mittelständische Unternehmen können sich mit Hilfe einfacher IT-Lösungen wie der DATEV eRechnung darauf einstellen und damit selbst die Vorteile des digitalen Rechnungsversands nutzen.

Noch dominieren in Deutschland beim Rechnungsversand Papier und der traditionelle Postweg. Ein Grund dafür sind die komplexen Vorgaben, die zu beachten sind, damit bei einer elektronisch übermittelten Rechnung die Berechtigung zum Vorsteuerabzug bestehen bleibt. Doch inzwischen stellen insbesondere Banken und Telekommunikationsanbieter auf den digitalen Rechnungsversand um. E-Business-Lösungen wie DATEV eRechnung machen diese Vorgehensweise auch für mittelständische Unternehmen einfach und rechtssicher. Sie können damit elektronische Eingangsrechnungen risikolos annehmen und den Aufwand für die Erstellung von Ausgangsrechnungen deutlich senken, etwa weil Druck-, Papier-, Porto- und Transportkosten gemindert und Doppelarbeiten beim Übertragen in die Finanzbuchführung abgeschafft werden.

Um alle Vorteile des E-Mail-Versands von Rechnungen nutzen zu können, müssen diese mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Nur dann kann die Vorsteuer bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung geltend gemacht werden. Mit der Signatur wird nachgewiesen, dass die jeweilige Rechnung unverfälscht und die Identität des Rechnungsstellers einwandfrei ist. Damit Eingangsrechnungen auch in der Buchhaltung verarbeitet und die Vorsteuer rechtskonform abgezogen werden darf, muss außerdem eine Signaturprüfung mit einer zertifizierten Software durchgeführt werden. Das Prüfprotokoll ist in digitaler Form gemeinsam mit der signierten Rechnung revisionssicher über den Zeitraum von zehn Jahren zu archivieren.

Den Steuerberater darauf ansprechen

“Das größte Einsparpotenzial für Unternehmen liegt allerdings nicht in der bloßen Umstellung von der Papier- auf die E-Rechnung”, so Annett Kraut, Abteilungsleiterin bei der DATEV eG und verantwortlich für Produktmanagement und Service zu Online-Lösungen. “Die meisten Kosten lassen sich einsparen, wenn der Abrechnungsprozess durchgängig digital gestaltet wird – von der Rechnungserstellung über den automatischen Versand und das Übertragen in die Finanzbuchführung bis zum Bezahlen per Electronic Banking.” Hilfestellung sowohl für die einfache Annahme von E-Rechnungen wie auch für die Umstellung auf einen durchgehend elektronischen Abrechnungsprozess bieten Steuerberater, zumindest wenn sie selbst DATEV-Lösungen nutzen.

DATEV eRechnung ist eine Erweiterung von DATEV Unternehmen online, einem System mit mehreren browserbasierten Anwendungen für die täglichen Geschäftsvorgänge in kleinen und mittleren Unternehmen. Kernstück ist die digitale Belegverwaltung. Über das System greifen Unternehmen wie auch deren Steuerberater auf den gemeinsamen im DATEV-Rechenzentrum gespeicherten Datenbestand zu. Bislang wurden in Unternehmen papierene Rechnungsbelege mittels Fax oder Scanner digitalisiert und das Belegbild im Rechenzentrum hinterlegt. Mit wenigen Klicks lassen sich nun auch originär elektronische Rechnungen in die Belegverwaltung online übermitteln, wobei die Signaturprüfung automatisch im DATEV-Rechenzentrum durchgeführt wird. Die Rechnungen, Signaturen und Prüfprotokolle werden dort gesetzeskonform archiviert und stehen sofort für die Finanzbuchführung zur Verfügung. Der gesicherte Zugriff auf DATEV Unternehmen online erfolgt über SmartCard.

Umgekehrt können Unternehmen auch selbst elektronische Rechnungen an ihre Kunden versenden. Die Rechnungsdatei wird dazu ebenfalls in die Belegverwaltung online übertragen. Über ein so genanntes Vertretungsmodell signiert DATEV diese Rechnungen dann im Auftrag des Unternehmens qualifiziert elektronisch und archiviert sie. Dafür ist lediglich eine Vollmachtserklärung des Unternehmens erforderlich. Der Rechnungssteller erhält eine E-Mail mit Link auf die Rechnung im DATEV-Rechenzentrum. Darüber kann die Rechnung per E-Mail an den Rechnungsempfänger versandt werden. Auch die elektronischen Ausgangsrechnungen stehen Unternehmen und Kanzlei automatisch für die Buchführung zur Verfügung.

Durch solch ein durchgängiges System zum Prüfen, Signieren, Archivieren und Buchen elektronischer Rechnungen entfallen aufwändige Einzelschritte und Investitionen in Signaturlösungen und Archivierungssysteme. Unternehmen können so die Vorteile elektronischer Rechnungen unkompliziert und ohne Risiko nutzen und sind gewappnet, wenn bei einer Betriebsprüfung der Vorsteuerabzug elektronisch übermittelter Rechnungen kontrolliert wird.

http://www.datev.de/portal/ShowPage.do?pid=dpi&nid=96844

Das GDPdU stellt dabei spezielle Anforderungen an die Art der Archivierung von Rechnungen und andere aufbewahrungspflichtige digitale Unterlagen. Allem voran muss jede Rechnung über eine qualifizierte elektronische Signatur verfügen. Der Rechnungsempfänger ist darüber hinaus verpflichtet, die Signatur hinsichtlich ihrer Berechtigung und Korrektheit zu prüfen und das Ergebnis zu dokumentieren. Außerdem müssen Rechnungseingang, Konvertierung sowie Archivierung protokolliert und die Rechnung so gespeichert werden, dass nachträgliche Änderungen nicht mehr möglich sind. „Diese Anforderungen erfüllt auch unser webbasierter Fakturierungsdienst Billomat (www.billomat.de) dank zahlreicher Schnittstellen zu Drittdienstleistern: Die Erstellung einer qualifizierten, elektronischen Signatur ist ebenso möglich wie die zuverlässige Archivierung aller Rechnungsunterlagen“, erklärt Simon Stücher, Geschäftsführer der Billomat GmbH & Co. KG.

Bei der Prüfung von Unterlagen darf der Finanzbeamte übrigens auf das Datenverarbeitungssystem zurückgreifen. Er kann aber auch eine maschinelle Auswertung der Daten oder eine Bereitstellung der relevanten Unterlagen auf einem geeigneten Datenträger verlangen. „Auch wenn die Regelung zu Datenspeicherung und -zugriff erst seit 2002 gilt, ist der Finanzbeamte berechtigt, auf Vorgänge früherer Zeiten zuzugreifen“, weiß Stücher. Es müssen allerdings keine Daten nachträglich erfasst werden. Im Einzelnen müssen Jahresabschlüsse, Geschäftsbücher, Bilanzen und Inventarverzeichnisse zehn Jahre, eingegangene Geschäftsbriefe und Kopien des Postausgangs ebenso wie andere steuerlich relevante Dokumente sechs Jahre lang gespeichert werden. „Im Falle, dass ein Unternehmen den in den GDPdU festgeschriebenen Verpflichtungen nicht nachkommt, droht ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 EUR“, informiert Simon Stücher.

Über die Billomat GmbH & Co. KG

Die im Jahr 2007 von Simon Stücher und Steve Mattuschka gegründete Billomat GmbH & Co. KG hat sich auf die Entwicklung von Fakturierungslösungen spezialisiert. So stellt das im rheinland-pfälzischen Herdorf ansässige Unternehmen unter www.billomat.com ein gleichnamiges, webbasiertes Tool zur Verfügung, mit dem Nutzer ihre Rechnungen sowie Angebote einfach und komfortabel online erstellen, verwalten sowie versenden können. “Billomat” ermöglicht darüber hinaus unter anderem auch eine effiziente Verwaltung von Kunden- sowie Produktdaten und eine Anpassung des Rechnungslayouts an das eigene Corporate Design. Dabei kann die Lösung in begrenztem Umfang sogar kostenlos genutzt werden.

Internet: http://www.billomat.de

Die ebills & more GmbH, der eBilling-Dienstleister des ZGV, der Sparkassen, Volksbanken und Raiffeisenbanken, hat eine Kooperation mit der DATEV eG geschlossen, um eine übergreifende Plattform für elektronische Rechnungen voranzutreiben. Davon profitieren vor allem kleine und mittelständische Unternehmen zusammen mit Ihren Steuerberatern, die über die gewohnten DATEV Programme nun elektronische Rechnungen besonders effizient austauschen können.

Kiel, den 06. August 2010 – Die elektronische Rechnung so einfach machen wie Onlinebanking: Diesem Ziel ist die ebills & more GmbH ein Stück näher gekommen durch die kürzlich vereinbarte Partnerschaft mit der DATEV eG.

Damit ist eine Integration sofort verfügbar, die es Anwendern der browserbasierten DATEV Plattform Unternehmen online sowie der DATEV Rechnungswesen Programme erlaubt, mit der Technologie von ebills & more auch elektronisch signierte Rechnungen auszutauschen. Das rechtskonforme eBilling-Verfahren ist unter den Marken Sparkassen RechnungsService, VR-RechnungsService und ServiCon Rechnungsportal erhältlich. Gemeinsam bilden sie eine zentrale Mittelstandsplattform für den elektronischen Rechnungsverkehr, die in dieser Form zurzeit am Markt einmalig ist.

„Durch die Integration unserer Elektronischen RechnungsServices in die DATEV Software ist die gesamte Prozesskette ohne Medienbruch abgebildet – von der Faktura über die Buchung im DATEV System und dem Abgleich Offener Posten bis zur Zahlung per Onlinebanking“, sagt Dipl.-Phys. Asmus Hammer, Mitglied der Geschäftsleitung bei ebills & more.

Das Prinzip: Anstatt Daten von Papier abzutippen, fließen die Rechnungsdaten direkt ins genutzte ERP-System ein und lassen sich Workflow-gesteuert bearbeiten. Durch die qualifizierte elektronische Signatur mitsamt Verifikation und Archivierung, kann der Empfänger wie gewohnt die Vorsteuer ziehen. Für den Versender reduziert sich der Aufwand für Druck und Versand sowie die Papierablage.

Weitere Infos unter: www.ebillsmore.com

7 einfache Wege Online-Rechnungen, Angebote, Aufträge und Gutschriften zu erstellen

… die Firma wächst und die Umsätze wachsen! Feine Sache… doch meist wächst auch der “Papierkram”, der Verwaltungsaufwand sowie alles was mit Rechnungen, Angeboten, Aufträgen und Gutschriften zu tun hat. Und das kostet Zeit, vieeelll Zeit! Doch gewusst WIE und WO gibt es einige interessante Lösungen für Online-Rechnungen… Lösungen, welche den Lifestyle eines Infomarketers aufrecht erhalten, denn die Lösungen erfordern keine zu installierende Software. Einfach ins Web… einloggen…fertig! Und das schönste daran ist, Ihr Steuerberater oder Buchhalter kann sich ebenfalls einloggen und hat Zugriff auf ausgewählte Daten, um die nächste Steuerabrechnung fertig zu stellen. Somit lösen Sie Ihr Online-Business einen weiteren Schritt aus dem “festen Büro”… hin zu geografischen Unabhängigkeit…

Tobis Knoof hat eine kleine Zusammenstellung von Online-Diensten für elektronische Rechnungsversender erstellt, die er unter “7 einfache Wege Online-Rechnungen, Angebote, Aufträge und Gutschriften zu erstellen ” gelistet hat.

http://www.digitale-infoprodukte.de/allgemein/7-einfache-wege-online-rechnungen-angebote-und-gutschriften-zu-erstellen/

Sage Signaturdienst für die elektronische Rechnungsstellung

Kunden von Sage Software können direkt aus Ihrer Warenwirtschaft elektronisch Rechnungen als E-Mail versenden. Sie vereinfachen Ihre Prozesse, senken Ihre Kosten und beschleunigen die Rechnungsstellung. Der Sage Signaturdienst stellt sicher, dass der Empfänger eine rechtskonforme Rechnung erhält. Er bettet eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz (§ 15, 1 SigG) in die als PDF-Dokument verschickte Rechnung ein (innenliegende Signatur).

Der Sage Signaturdienst ist für jene Rechnungsempfänger erforderlich, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind. Für umsatzsteuerpflichtige Rechnungsempfänger reicht der in den Sage Produkten bereits seit Jahren vorhandene E-Mail-Versand von PDF-Rechnungen aus. Wenn Sie unsicher sind, ob die Rechnung für Ihren Geschäftspartner eine qualifizierte elektronische Signaturerfordert, sprechen Sie bitte Ihren Steuerberater an.

Um den Sage Signaturdienst zu nutzen, benötigen Sie ein Konto für diesen Server. Um dieses Konto einzurichten, wenden Sie sich bitte an unsere Kundenbetreuung unter der Telefonnummer 069/50007-6300 (Classic Line/Office Line) oder 02161/3535-5500 (PC-Kaufmann/gs Auftrag). Unsere Mitarbeiter lassen Ihnen gerne alle erforderlichen Informationen zukommen.

www.sage-signatur.de