Wer Arbeitslosengeld, Elterngeld oder Wohnungsgeld haben möchte, muss jeweils unterschiedliche Bescheinigungen vorlegen. Bisher wurden diese für jeden Beschäftigten, Beamten, Richter und Soldaten anlassbezogen vom Arbeitgeber auf Papier erstellt – bis zu 60 Millionen Mal im Jahr. Dieses Verfahren wird schrittweise auf die elektronische Datenübermittlung umgestellt, das heißt die Unternehmen und Institutionen melden von Januar 2010 an monatlich den festgelegten Datensatz pro Arbeitnehmer an die Zentrale Speicherstelle (ZSS), die bei der Rentenversicherungin Würzburg eingerichtet ist. Dort werden die Daten verschlüsselt archiviert.

Von 2012 an, so die Planungen, rufen die jeweils berechtigten Behörden zusammen mit dem Antragsteller bei Bedarf die Daten ab und berechnen auf deren Grundlage die Leistungen. Der Antragsteller benötigt dafür eine Signaturkarte mit qualifizierter elektronischer Signatur. Wie diese Signaturkarten bereitgestellt werden und wer diese erstellt bzw. verteilt, ist noch offen.

In einem ersten Schritt ist geplant, dass in zwei Jahren zunächst fünf Bescheinigungen, die unter anderem für Anträge bei den Arbeitsagenturen, für das Wohngeld und für das Elterngeld benötigt werden, auf Papier entfallen. Arbeitnehmer werden von ihrem Arbeitgeber mit einem Hinweis auf der Entgeltabrechnung darüber informiert, dass Daten an die Zentrale Speicherstelle übermittelt wurden und sie Informationen über diese Daten nur von dort erhalten.

Während die Arbeitnehmer ansonsten noch abwarten können, müssen die Arbeitgeber sich auf die gesetzlich vorgeschriebenen Datenübermittlungen, die von kommenden Januar an fällig werden, vorbereiten. Viele Unternehmer werden dabei mit ihrem Steuerberater zusammenarbeiten. Mit ihm sollten sie, damit der zusätzliche Erfassungsaufwand für die über die klassische Lohnabrechnung hinausgehenden Informationen begrenzt wird, ein möglichst effizientes Vorgehen für den Datenaustausch vereinbaren. Dafür sind unter anderem geschützte Datenverbindungen und zuverlässige Softwarelösungen notwendig, wie sie die DATEV eG, Nürnberg, bietet, über deren Programme über 9,5 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen monatlich erstellt werden.

Weitere Informationen finden Arbeitgeber unter www.das-elena-verfahren.de , www.itsg.de und www.datev.de .

* “Verfahrensbeschreibung – Anlage 6 – Multifunktionaler Verdienstdatensatz”, erstellt vom AWV – Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.

Den vollständigen Text der Pressemitteilung und Fotos finden Sie unter www.datev.de/presse .

Pressekontakt:

DATEV eG
Claudia Specht
Telefon 0911 319-1450
claudia.specht@datev.de

Neues Bescheinigungswesen: Formulare werden teils überflüssig

Mit ELENA soll für die Arbeitgeber ein neues Zeitalter im Bereich des Bescheinigungswesens anbrechen: Das mühsame Studium und Ausfüllen der rund 190 verschiedenen Bescheinigungen, die heute ein Arbeitgeber ggf. für einen seiner Beschäftigten ausfüllen muss, soll bald Vergangenheit sein.

Vorteile: Monatliche Datensätze statt manueller Formulare

Mit der monatlichen Übermittlung eines Entgeltdatensatzes an eine zentrale Speicherstelle soll dies künftig erledigt sein. Arbeitgeber und Politiker jubeln: Damit werde eines der größten Entbürokratisierungsprojekte im Bereich der Entgeltabrechnung schrittweise Wirklichkeit.

Kritik: Vorratsdatenhaltung für Entgeltdaten aller Arbeitnehmer

Was Praktiker einhellig begrüßen, das stößt bei Datenschützern auf wenig Gegenliebe: Sie betonen, ELENA sei nichts anderes als eine pauschale Bevorratung aller Entgeltdaten Deutschlands, unabhängig von der Tatsache, ob und für was diese Daten jemals benötigt werden.

ELENA: Integration in bestehende DEÜV-Systematik

Das Verfahren zur Übermittlung des elektronischen Entgeltnachweises wird in das bestehende Melde- und Beitragsnachweisverfahren (DEÜV-Verfahren) integriert. Die Vorschriften werden deshalb in das SGB IV (§§ 95 ff.) aufgenommen. Monatlich wird für jeden Beschäftigten ab dem 1. Januar 2010 ein besonderer Entgeltdatensatz an eine Zentrale Speicherstelle (ZSS) übermittelt. Die ZSS ist bei der Datenstelle der Rentenversicherung angesiedelt. Dort werden dann die Entgeltdaten aller Beschäftigten in ganz Deutschland zentral und auf Vorrat gespeichert.

Welche Bescheinigungen ersetzt ELENA?

Im ersten Schritt – ab 2012 – soll ELENA folgende Bescheinigungen ersetzen:

1. Arbeitsbescheinigung nach § 312 des Dritten Buches,
2. Nebeneinkommensbescheinigung nach § 313 des Dritten Buches,
3. Auskunft über die Beschäftigung nach § 315 Abs. 3 des Dritten Buches,
4. Auskünfte über Einkommen für die Erteilung eines Wohnberechtigungsscheins nach § 27 des Wohnraumförderungsgesetzes oder für sonstige Einkommensprüfungen nach dem Wohnraumförderungsgesetz, dem Gesetz über den Abbau der Fehlsubventionierung im Wohnungswesen oder entsprechenden landesrechtlichen Vorschriften,
5. Auskünfte über den Arbeitsverdienst zum Wohngeldantrag nach § 23 Abs. 2 des Wohngeldgesetzes, und
6. Einkommensnachweise nach § 2 Abs. 7 Satz 4 und § 9 des Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetzes.

Sobald das Verfahren in der Praxis reibungslos funktioniert, sollen weitere Bescheinigungen in das Verfahren integriert werden. Ziel ist es, zuerst alle Bescheinigungen im Bereich des Sozialgesetzbuches (SGB I bis XIII) zu erfassen. Darüber hinaus besteht dann auch die Möglichkeit, das Verfahren auf weitere Bescheinigungen zum Beispiel gegenüber Gerichten auszudehnen.

Was muss der Arbeitgeber bzw. Entgeltabrechner tun?

Ab dem 1. Januar 2010 sind die monatlichen Datenmeldungen an die ZSS für alle Beschäftigten vorzunehmen. Dazu wird ein besonderer Datensatz im Laufe des Jahres 2009 in einer gesonderten „Verordnung zur Festlegung des Datensatzes für das ELENA-Verfahren” festgeschrieben. Neben den allmonatlich zu liefernden Daten gibt es auch Daten, die nur einmalig (z. B. bei Beendigung einer Beschäftigung) zu übermitteln sind. Macht der Arbeitgeber falsche Angaben, so ist die fehlerhafte Meldung zu stornieren und neu korrekt zu melden. Sowohl die Abgabe der Meldung wie auch deren Annahme bei der ZSS werden entsprechend protokolliert.

Was muss der Arbeitnehmer (Versicherte) tun?

Der Beschäftigte wird erst dann erstmals aktiv, wenn er zur Beantragung einer Leistung nach dem 1. Januar 2012 einen Nachweis erbringen muss, welcher durch das ELENA-Verfahren ersetzt wurde. In diesem Fall muss wie oben beschrieben die Teilnahme am Verfahren angemeldet und die digitale Signatur zur Antragsstellung bei der Behörde vorgelegt werden.

Wer bezahlt die Einführung und den Betrieb von ELENA?

Den Aufbau der Strukturen von ELENA mit „Zentraler Speicherstelle” und „Registratur Fachverfahren” bezahlt der Bund. Ab dem Jahr 2014 soll dann im Rahmen des Abrufs der Bescheinigungen die Finanzierung durch die abrufenden Behörden erfolgen. Durch die erhebliche Arbeitsentlastung bei den Behörden, können diese Kosten wieder erwirtschaftet werden, so das Kalkül.

Der Part der Arbeitgeber: Softwareanpassung und DFÜ-Kosten

Die Umstellung im Meldeverfahren müssen die Unternehmen im Rahmen ihre jährlichen Softwareanpassung einmalig mittragen. Darüber hinaus entstehen ihnen die Kosten für die zusätzlichen monatlichen Datenübermittlungen. Dagegen entsteht eine Entlastung durch die Verringerung des Bescheinigungsaufwands. Selbst bei den bisher vorgesehenen sechs Bescheinigungen kommt es zu einer spürbaren Einsparung von rund 85,6 Millionen Euro im Jahr. Mit jeder weiteren Bescheinigung in Zukunft wird mit einer Entlastung von weiteren fünf Millionen Euro pro Jahr gerechnet.

Quelle: 17.3.2009 Haufe  Personal

Weitere ELENA-Hinweise:

www.das-elena-verfahren.de

http://de.wikipedia.org/wiki/ELENA-Verfahren

Elena-Verfahrensgesetz (pdf)

Das Wirtschaftsministerium hatte im Jahr 2002 die Spitzenverbände der Krankenkassen mit einem Forschungsprojekt beauftragt. An diesem Projekt waren unter anderem Ministerien, die Deutsche Rentenversicherung Bund, die Bundesagentur für Arbeit, Kommunen, Datenschutzbeauftragte des Bundes und der Länder sowie Gewerkschaften beteiligt. Hintergrund war, dass die Krankenkassen den elektronischen Datenaustausch mit Leistungserbringern und Arbeitgebern bereits hochsicher praktizieren und hierfür innovative Technologien eingeführt haben. Auf dieser erprobten Datenautobahn baut künftig das ELENA-Verfahren auf.

“Für die Bundesbürger stellt das ELENA-Verfahren einen Meilenstein in Sachen Entbürokratisierung in Verbindung mit extrem hohen Datenschutz dar: Die leistungsgewährenden Behörden können alle relevanten Daten zur zügigen Antragsbearbeitung abrufen – allerdings nur nach Zustimmung durch den jeweils betroffenen Bürger. Dazu muss dieser sein Einverständnis mittels einer Signaturkarte geben”, erklärt ITSG-Geschäftsführer Harald Flex und ergänzt: “Dieser Vorgang ist vergleichbar mit einer Zahlung mittels ec-Karte. Nur, dass in diesem Fall der Bezug der Leistung beantragt und bearbeitet werden kann. Die Bearbeitung erfolgt elektronisch ohne lästige Wartezeiten und ohne das Ausfüllen von Papierformularen.”

Ein weiterer Aspekt: Der Arbeitgeber erfährt künftig nicht mehr, wann seine Mitarbeiter oder deren Angehörige Sozialleistungen beantragen wollen. Nach Schätzungen des Normenkontrollrats entlastet die Einführung des ELENA-Verfahrens die Unternehmen in der Bundesrepublik jährlich um rund 85 Millionen Euro. Diese Summe wird durch eine erhebliche Reduzierung von Papier-Bescheinigungen zum Erlangen Sozialleistungen eingespart. Die Arbeitsagenturen und weitere Behörden profitieren durch die durchgängige Verarbeitung von elektronischen Daten und werden von Papieranträgen befreit.

Nach der Phase der Datenerhebung wird das ELENA-Verfahren ab Januar 2012 für den Zugriff durch die leistungsgewährenden Behörden freigeschaltet. Erst dann benötigt der Leistungsempfänger eine Signaturkarte. Mit dem ELENA-Verfahren wird sich Experten zufolge auch deutschlandweit die elektronische Signatur durchsetzen. Sie ist ein wichtiges Instrument, um beispielsweise Bankgeschäfte und Online-Vertragsabschlüsse rechtsverbindlich durchführen zu können. Die Signatur ist damit auch Türöffner für Innovationen im Bereich des elektronischen Handels.

“Auf der Signaturkarte selbst werden keine Entgeltdaten gespeichert. Damit eröffnen wir für den Bürger die Möglichkeit, dass er quasi die Karte seines Vertrauens wählen kann. Sie muss nur einen geeigneten Schlüssel für die elektronische Signatur tragen können. Dazu bieten sich auch die ec-Karte, der neue elektronische Personalausweis oder die elektronische Gesundheitskarte an”, klärt Harald Flex auf.

Weitere Informationen gibt es unter http://www.itsg.de/upload/ELENA_Broschuere_2007_1111.pdf

Originaltext: ITSG – Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH Digitale Pressemappe: http://www.presseportal.de/pm/74219

Pressemappe via RSS : http://www.presseportal.de/rss/pm_74219.rss2

Pressekontakt: Uwe Berndt Projekt-Pressestelle der ITSG für das “ELENA-Verfahren”
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Telefon 0 800 / 3 53 62 83 (0800/ELENAVF)

Den gemeinsamen Kampf gegen Sicherheitslücken und Datendiebe haben Breitenbach, Röthel und Schlottke im Juni 1998 aufgenommen. Und das sehr erfolgreich: Bereits im Jahr 2000 überzeugten die Experten für ganzheitliche Informationssicherheit die Investoren der 3i Group beim „Catapult“-Wettbewerb. Ausgestattet mit fünf Millionen D-Mark Venture-Capital, entwickelte das ehemalige Start-up eine eigene Produktfamilie und sorgte im Jahr 2003 für den nächsten unternehmerischen Meilenstein: Mit dem Förderpreis der bayrischen Landesregierung für die Entwicklung einer transparenten Dokumentenverschlüsselung („TraDok“) wurde die Basis für die Lösung „fideAS file enterprise“ geschaffen, die vertrauliche Daten wirksam und nachhaltig schützt. „Data Leakage Prevention“ heißt das Patentrezept gegen Datenklau.

fide AS: Vertraue Applied Security!
Mittlerweile gehören sechs Anwendungen zur Produktfamilie der Kryptografie-Spezialisten aus Stockstadt. „Alle unsere eigenen Softwarelösungen der fideAS-Produktfamilie wurden ausschließlich in unserem Hause entwickelt. Deshalb können wir mit gutem Gewissen sagen: fide AS! – Vertraue Applied Security!“, lautet die Botschaft der drei Geschäftsführer. Mit einer Marktabdeckung von gut 85 Prozent gehört die Lösung „health“, die einen sicheren Datenaustausch zwischen Arbeitgebern und Krankenkassen ermöglicht, zu den Premium-Produkten. Ebenso wie „file enterprise“ zur transparenten Daten- und Datei-Verschlüsselung sowie „sign“ für eine gesetzeskonforme elektronische Signatur.

Ausgezeichnete Softwarelösungen
Beim Innovationspreis der „Initiative Mittelstand“ konnte die Applied Security GmbH regelmäßig punkten: In den Jahren 2007 und 2008 zeichneten die Juroren die Verschlüsselungs-Software „file enterprise“ und die Signatur-Anwendung „sign“ jeweils mit Bestnoten aus. „Dieser Erfolg belegt, dass wir mit unserer Produktphilosophie und deren konsequenter Weiterentwicklung eine feste Größe im wachsenden Markt für Informationssicherheit sind“, macht Frank Schlottke deutlich. Und Volker Röthel ergänzt: „Technologisch sind wir ganz vorne dabei.“
Das sehen die Kunden des mittelständischen Systemhauses offenbar genauso. „Die meisten Geschäftsbeziehungen bestehen schon sehr lange. Aber gerade in jüngster Zeit sind viele namhafte Unternehmen und Organisationen hinzugekommen “, freut sich Klaus-Peter Breitenbach, bei „apsec“ für den Vertrieb verantwortlich.

Im Auftrag des Volkes…
Sogar „Vater Staat“ steht auf der Kundenliste der Applied Security GmbH. So hat das 40-köpfige Entwicklerteam unter anderem das technologische Konzept für das so genannte ELENA-Verfahren (vormals JobCard), den elektronischen Einkommensnachweis, entwickelt und in verschiedenen Teil-Projekten modellhaft erprobt. Unter Federführung der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenkassen (ITSG) und des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie ist so die Basis für ein Verfahren entstanden, das weniger Bürokratie möglich macht. Und auch das Kraftfahrt-Bundesamt (KBA) in Flensburg vertraut bei der sicheren Verwaltung von Führerscheindaten auf eine individuell zugeschnittene „apsec“-Lösung.

International stark gefragt
Datenklau kennt keine Grenzen. Deshalb hat die Applied Security GmbH inzwischen auch international Erfolg. Mit der Gründung von „apsec UK“ in der Grafschaft Surrey, „apsec UAE“ in Abu Dhabi und „apsec USA“ in Grand Rapids (Michigan) sind die Eckpfeiler für ein globales Wachstum gesetzt. Schon seit einigen Jahren sorgen Distributoren in Österreich, Polen und den Niederlanden für grenzüberschreitenden Geschäftserfolg. Dieser Erfolg soll künftig systematisch ausgebaut werden: „Wir möchten mit unserer fideAS-Produktfamilie zum führenden internationalen Anbieter im Bereich Data Leakage Prevention werden“, bringt Geschäftsführer Frank Schlottke die Wachstumsbestrebungen auf den Punkt. Und Mitgründer Klaus-Peter Breitenbach unterstreicht: „Wir sind mittelständischen Unternehmen ein ebenso verlässlicher Partner wie börsennotierten Konzernen – national und international.“

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Bundeswirtschaftsminister Michael Glos sagte, durch das System könnten die Unternehmen um mehr als 85 Millionen Euro im Jahr entlastet werden. An den Ansprüchen der Bürger ändere sich nichts. Mit der neuen elektronischen Signatur hätten Nutzer auch die Möglichkeit, sich im Internet auszuweisen sowie auf elektronischem Weg bei Geschäften rechtssicher zu unterschreiben. Davon profitierten Verbraucher, der elektronische Handel und die Dienstleistungswirtschaft. Die “digitale Unterschrift” erfordert keine neue Chipkarte, sondern kann auf alle gängigen Karten, wie Bankkarten, oder auch den elektronischen Personalausweis aufgespielt werden. Nutzer müssen für eine Signatur mit dreijähriger Gültigkeit zehn Euro zahlen. Wenn mit der Signatur Sozialleistungen beantragt werden, kann der Betrag rückerstattet werden.

Mit “ELENA” sollen entgegen früheren Plänen allerdings weniger Bescheinigungen elektronisch ersetzt werden – etwa für Arbeitslosengeld I, Erziehungsgeld und Wohngeld. Nachweise zum Einkommen und der Beschäftigung bilden eine wesentliche Berechnungsbasis für Sozialleistungen. Jährlich werden rund 60 Millionen solcher Bescheinigungen auf Papier ausgestellt.

Für den Aufbau der Infrastruktur will der Bund nach eigenen Angaben eine Vorfinanzierung von 55 Millionen Euro leisten. Dem sollen später Einsparungen in der Verwaltung gegenüberstehen. Mit Blick auf datenschutzrechtliche Bedenken hatte das Wirtschaftsministerium versichert, ohne Zustimmung der Betroffenen erhalte niemand Zugriff auf Daten. Zudem gebe es eine “doppelte” Sicherheit, denn auch der zuständige Behörden-Sachbearbeiter müsse sich digital ausweisen.

Die Arbeitgeberverbände begrüßten das Vorhaben als einen Schritt in Richtung Entbürokratisierung. Die Linkspartei sieht “Anlass für kritisches Misstrauen”.

Pro Jahr wird mit einer Entlastung der Unternehmen um 25 Millionen Euro gerechnet, wie aus dem Juni-Monatsbericht «Schlaglichter der Wirtschaftspolitik» des Wirtschaftsministeriums hervorgeht. Jede weitere in das Verfahren einbezogene Bescheinigung wird demnach zu einer weiteren Entlastung von rund fünf Millionen Euro führen. Die Kosten für die Chipkarte nebst digitaler Signatur müssen die Arbeitgeber tragen. Dem Bericht zufolge liegen sie bei zehn Euro für drei Jahre. Menschen mit geringem Einkommen bekommen den Betrag auf Antrag über die Bundesagentur für Arbeit erstattet.

Zwtl: Auszahlung von Sozialleistungen schneller und korrekter Künftig soll der Arbeitgeber monatlich einen Datensatz auf elektronischem Wege an eine zentrale Speicherstelle übermitteln. Beantragt der Arbeitnehmer eine Sozialleistung, so greift die jeweils zuständige Behörde, beispielsweise die Bundesagentur für Arbeit, über die digitale Signatur des Antragstellers auf die Speicherstelle zu und überführt die Daten automatisch in die Bescheinigungssoftware der Behörde. Zunächst sollen dem Bericht zufolge die wichtigsten Arbeitgeberbescheinigungen, unter anderem die zur Beantragung von Arbeitslosengeld, Übergangsgeld oder Wohngeld, entsprechend übermittelt werden.

Ziel sind unter anderem kürzere Bearbeitungszeiten und künftig auch die Möglichkeit, Behördengeschäfte von zu Hause aus abzuwickeln. Für die Bürger soll das Verfahren zu erheblich beschleunigten und fehlerfreieren Auszahlungen von Sozialleistungen führen. Dabei geht die Bundesregierung dem Bericht zufolge davon aus, dass eine digitale Signatur künftig auch in anderen Bereichen des täglichen Lebens immer mehr verwendet wird etwa bei Einkäufen im Internet.

Von der Idee über die Erprobung in Modellvorhaben bis hin zum Referentenentwurf hat das Vorhaben dem Ministerium zufolge mehr als fünf Jahre gedauert. Über die Eckpunkte des Entwurfes besteht zwischen den Ressorts Einigkeit. Der Gesetzentwurf soll noch im Jahr 2008 verabschiedet werden, damit im kommenden Jahr die technischen Voraussetzungen für die Datenspeicherung geschaffen werden können. Nach einem Bericht der «Frankfurter Allgemeinen Zeitung» soll das Verfahren 2012 schrittweise mit zunächst sechs Bescheinigungen eingeführt werden.

http://www.bmwi.de

Weitere Links:
ITSG Broschüre: http://www.itsg.de/upload/ELENA_Broschuere_2007_1111.pdf

http://de.wikipedia.org/wiki/JobCard