Unternehmen verschenken Potenzial der elektronischen Rechnungslegung
Deutsche Unternehmen verschenken die möglichen Kostenvorteile, die elektronische Rechnungsprozesse bieten. Vier von fünf Unternehmen erhalten mehr als 75 Prozent ihrer Eingangsrechnungen immer noch per Post und noch nicht einmal jede zehnte Rechnung elektronisch. Etwa 70 Prozent der eingehenden Papierrechnungen werden vom Empfänger aufwändig gescannt, in fast 40 Prozent der Fälle jedoch erst nach der Bearbeitung und lediglich zu Archivierungszwecken. Eine effiziente Verarbeitung vom Rechnungseingang bis hin zur Zahlung wird dadurch verhindert. Dies ergab eine Untersuchung von Itella im Rahmen der DMS EXPO. Der Dienstleister für Dokumenten- und Informationslogistik on demand befragte 69 Unternehmen mit einem Mindestumsatz von 50 Millionen Euro im Jahr.
“Es ist kaum nachvollziehbar, dass der Rechnungssteller elektronische Informationen zunächst auf Papier bringt und Portokosten zahlt, nur damit der Empfänger wiederum den Aufwand hat, die Daten manuell in sein eigenes System einzugeben”, kommentiert Raimund Schlotmann, Geschäftsführer von Itella in Deutschland. Fast 90 Prozent der Rechnungen haben nach Angaben der Unternehmen weniger als 10 Positionen und werden auf A4 Standardpapier verschickt. Struktur und Layout variieren nur in wenigen Fällen. “Dies sind eigentlich ideale Voraussetzungen, um sofort auf ein frühes Scanning mit Data Capturing vor der Bearbeitung der Eingangsrechnungen und dann Schritt für Schritt auf vollelektronische Rechnungen umzustellen. Den Aufwand, den viele Unternehmen scheuen, gibt es nicht, wenn ein Provider den gesamten Prozess bereitstellt”, erklärt Schlotmann.
Papierbasierte Rechnungsprozesse werden nicht vollständig verschwinden, vielmehr kommt es darauf an, dass die Unternehmen alle Kanäle sowohl elektronisch als auch papierbasiert flexibel bedienen können. Auf der Versenderseite beinhaltet dies zum Beispiel den Druck, die elektronische Rechnung inklusive qualifizierter elektronischer Signatur oder den Versand via EDI-Anbindung. Beim Empfänger gilt es, die Rechnungen automatisiert in den Purchase to Pay-Prozess zu integrierten.
“Der gesamte Prozess kann ganz einfach bei einem Provider wie Itella als Service gebucht werden: Rechnungsstellung, Signatur und Versand sowie Verifizierung, Scanning und Data Capturing, Workflows und Archivierung. Dazu stellt der Provider eine zentrale Plattform als Drehscheibe für die Verbindung zwischen den Geschäftspartnern bereit. Empfänger und Versender erhalten somit eine einzige Schnittstelle für alle Kanäle. So ist eine schrittweise Umstellung hin zu elektronischen Prozessen ganz leicht möglich”, sagt Schlotmann.
Den meisten Empfängern sind die Vorteile der elektronischen Rechnungslegung bewusst. Sie wissen jedoch nicht, wie sie ihre Lieferanten mit ins Boot holen sollen.
Etwa drei Viertel der Unternehmen gaben an, jährlich bei mehr als 250 unterschiedlichen Lieferanten zu kaufen. Diese davon zu überzeugen, elektronische Rechnungen zu schicken, erscheint vielen Empfängern unmöglich. Und selbst bei ihren Hauptlieferanten schätzen nur 17 Prozent der Unternehmen ihren Einfluss auf die Rechnungsstellung als groß ein.
“Bei der Überzeugungsarbeit kann der Dienstleister ebenfalls unterstützen. Unsere Erfahrungen zeigen, dass viele Lieferanten durchaus bereit sind, vermehrt elektronische Rechnungen zu verschicken. Man muss ihnen nur die massiven Vorteile vor Augen führen und konkrete Wege aufzeigen, wie sie mit minimalem Aufwand elektronische Prozesse einführen können”, rät Schlotmann.
Itella ist Europas führender Anbieter für Dokumenten- und Informationslogistik. Das Unternehmen bietet eine einzigartige Kombination aus über 35 Jahren Erfahrung im klassischen Archiv- und Print-Outsourcing und modernster Technologie für den elektronische Dokumenten- und Datenaustausch. Muttergesellschaft der Itella Deutschland ist die Itella-Gruppe, hervorgegangen aus der Finnischen Post. Der Geschäftsbereich Information Logistics von Itella agiert mit 1.500 Mitarbeitern in acht europäischen Ländern und erwirtschaftet einen Umsatz von rund 200 Millionen Euro, davon etwa 40 Millionen in Deutschland. Hier ist Itella in den drei Niederlassungen Düsseldorf, Frankfurt am Main und München aktiv. Weitere Informationen sind unter www.itella.de und www.itella.com zu finden.
