Was muss der Empfänger elektronischer signierter Rechnungen berücksichtigen?
Während das Wissen um Erstellung und Handhabung von elektronischen Rechnungen auf der Versenderseite vorhanden ist oder im Rahmen eines eInvoice-Projekts aufgebaut wird, bleibt der Rechnungsempfänger einer elektronisch signierten Rechnung häufig mit seinen Fragen nach der Handhabung des für ihn neuen Mediums alleine. Und dass, obwohl er durch die Akzeptierung einer elektronischen Rechnung automatisch auch einige Pflichten auferlegt bekommt.
intarsys hat dieses Manko in vielen Kundengesprächen erkannt und bietet mit einem Informationsblatt wichtiges Know-How und wertvolle Tips für den Empfänger elektronisch signierter Rechnungen.
Diese Punkte müssen Sie als Empfänger einer elektronischen Rechnung beachten:
Die Echtheit der Herkunft („Authentizität“) und die Unversehrtheit der Daten („Integrität“) müssen durch eine qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet werden (§ 14 Abs. 1 UStG).
Bedeutet: Erfüllt die elektronische Rechnung die Anforderungen nicht (sie enthält beispielsweise keine qualifizierte elektronische Signatur), berechtigt sie nicht zum Vorsteuerabzug. In diesem Fall sollten Sie eine korrekte elektronische Rechnung beim Versender anfordern.
Die Dokumentation des Verfahrens ist erforderlich (§ 145 AO).
Bedeutet: Sie sind dazu verpfl ichtet, das angewendete Verfahren der Rechnungsbearbeitung in Ihrem Hause vom Dateneingang bis zur Speicherung nachvollziehbar zu dokumentieren.
Aufbewahrungspflichten und -fristen müssen eingehalten werden (Aufbewahrungspfl icht nach § 14b Abs. 1 UStG).
Bedeutet: Diese Prüfung der qualifi zierten elektronischen Signatur muss dokumentiert werden und gemäß GDPdU gemeinsam mit der Rechnung veränderungssicher archiviert werden (elektronisches Archiv, CD-ROM bei kleinen Mengen). Es gelten die Aufbewahrungsfristen für Papierrechnungen (in der Regel 10 Jahre).
Den Gesamten Leitfaden finden Sie unter
http://www.intarsys.de/misc/infomaterial/KnowHow_ElektronischeRechnungenValidieren.pdf
Den Validierer können Sie kostenfrei bei der Deutschen Post Signtrust oder direkt bei Intarsys downloaden.
